תוֹכֶן

• צעדים
• טיפים
• חומרים הכרחיים

יתכן שתצטרך לכתוב דוח כדי לברר אם אירוע הצליח על ידי השוואת התוצאות ליעדים. זוהי דרך חשובה בה אנשים או חברות שערכו אירועים יכולים לקבוע אם לבצע שינויים. ישנן דרכים להבטיח שהדוח שלך יצליח יותר, וזה חשוב אם אתה חושב לארח אירוע אחר!

צעדים

חלק 1 מתוך 3: ארגון דוח האירוע שלך

1. 

   קבעו את הסגנון והפורמט של המצגת עבור כל קהל. ניתן לאגד, לדבוק, לשמור אותם בקובץ PDF ולשלוח אותם באמצעות דואר אלקטרוני, לארגן אותם כמצגות PowerPoint וכן הלאה.
   • בדוק אם הדוח מסודר בחלקים ברורים. יש לקבוע את תוצאות האירוע, בהשוואה ליעדיו. סיכמו את התוצאות העיקריות של האירוע.
   • התאם את הדוח לצרכים ולתחומי העניין של כל נותן חסות וקהל. חשבו על יעדי הספונסרים. במידה מסוימת, הם הקהל העיקרי לדיווח על אירוע ורוצים לדעת אם כדאי היה לתת חסות. אז חשבו מה הם רוצים לדעת ומה מניע אותם.
   • התאם גם את הדוח כך שיענה על הצרכים הספציפיים של האירוע ושל נותני החסות. אל תכתוב טקסט בסיסי מאוד. דיונים אחרים עבורו כוללים בכירים ומנהלים פיננסיים.

2. 

   
   
   תכנן תהליך למעקב אחר המידע הדרוש במהלך האירוע. עדיף לא להסתמך על זיכרון בלבד.
   • מעקב אחר מידע מרכזי לפני האירוע, במהלך האירוע ולאחריו יאפשר דיווח ספציפי יותר, ובסופו של דבר יעיל יותר, וכן נותן לך את היכולת לסכם הכל בצורה מתוזמנת יותר.
   • איסוף הנתונים צריך להיות רציף, תוך שימוש בכמה אנשים במידת הצורך, כולל מתמחים. אתה לא צריך לחכות עד סוף האירוע כדי ליצור את הדוח.

3. 

   
   
   התמקדו בנקודות העיקריות. בעיה נפוצה בדיווחי אירועים היא שהם לא עושים הרבה יותר מלזרוק את סדר היום או להתמקד בביטויים נלהבים שמשפיעים. הימלטו מנוסחה זו והעדיפו להבליט את הנקודות העיקריות בראייה ברורה ואנליטית.
   • בחר כמה משיאי האירוע לדיון בפירוט. חשבו על שלושת הדברים שעבדו בצורה הטובה ביותר ושלושת האלמנטים המפתיעים ביותר.
   • הימנע מהעמסת המאמר בפרטים ארציים, כגון התפריט או סיכום של כל המצגת של הדובר שהוזמן. רק הדגיש את מה שהיה חשוב.

חלק 2 מתוך 3: הכנסת התוכן הנכון לדוח שלך

1. 

   
   
   כתוב סיכום מנהלים. הטקסט צריך לכלול גרסה תמציתית של הדוח המלא והמפורט יותר. חשוב על סיכום זה כמבוא.
   • ניתן ליצור שני דוחות: סיכום מנהלים למעוניינים בתוצאת האירוע וטקסט שלם יותר למי שהיה מעורב באסיפה או בחסות.
   • בסיכום, התמקדו ביעדים ובתוצאות העיקריים. זה צריך להיות קצר, עם עמוד אחד או שניים בלבד, המסכם את מרכיבי המפתח המסופקים על ידי האירוע וכולל פרשנות קצרה של הנתונים.

2. 

   כלול אלמנטים חזותיים שלך להגיש תלונה. מתן גרף הממחיש מגמות סטטיסטיות יעיל לעתים קרובות יותר מאשר הצגת מספרים רבים בפני הקוראים.
   • אם האירוע כלל מוצר חדש, פרסם תמונה שלו. תמונות מהאירוע עצמו יכולות להמחיש את הדו"ח. נסו לצלם את נוכחות החסויות במקום להכניס למסמך. שוב, זו משימה שלא יכולה לחכות עד לאחר האירוע.
   • טוב לכלול דוגמאות, רפרודוקציות ודוגמאות אחרות באתר. דווח על מספר האנשים שקיבלו שוברי חסות וגורמים אחרים. תעד את החשיפה שנוצרה על ידי האירוע באתר ומחוץ לו, בעיתונות ולקהל, תוך שמירה על נותני החסות.

3. 

   פרסום מסמכים וחשיפה לתקשורת. הערך את הפרסום שנוצר מול היעדים שהוגדרו.
   • התמקדו במודעות דפוס ובמאמרים בהם הופיעו שמות החסויות, בנוסף לאיסוף נתוני תפוצה ודמי פרסום.
   • פרסום מסמכים בטלוויזיה, הכרזות על שירות ציבורי, מחירונים וכיסוי עיתונאים.
   • אל תשכח לדבר על הרדיו, על ערכי הפרסומות והמבצעים, על הדיווחים המבוקרים ואחרים.

4. 

   כלול הצהרה על יעדי האירוע. חשוב מאוד לקשר בין יעדים אלה לתוצאות, לכן יש לכלול תזכורת למשימה המקורית וליעדים שהוגדרו.
   • תוכלו להוסיף רשימה של לוח הזמנים של האירוע וגם לדון מי היו המשתתפים העיקריים בזמנים נתונים. רק שמור על חלקים אלה קצרים.
   • השקיעו את רוב הזמן ברישומים ובדיונים על היעדים העיקריים הספציפיים לאירוע ושילובם עם התוצאות שנמנו. היה מציאותי ואל תנסה להחליק את מה שלא עבד.

5. 

   כלול מידע פיננסי בדוח. חשוב לספק דיון מפורט על התקציב ומה הוצא בפועל (או אולי נגבה). כלול השוואה בין הוצאות מתוכנתות לעומת בפועל והדגיש מה עבד ומה צריך לשפר.
   • פרט את כל העלויות, כולל עלויות לקידום מכירות ושיווק, הוצאות כוח אדם ועלויות חסות. מומלץ לכלול תקציב מפורט.מנהלים פיננסיים ומנהלים בכירים ירצו לראות ראיות התומכות בממצאים.
   • הוסף חשבונאות הכנסות, כגון עמלות, חסויות ותערוכות, אך הקפד להשוות אותו לתחזיות הכנסות. "בהשוואה למה?" זו שאלה טובה לשאול.

6. 

   כלול נתונים סטטיסטיים שיהיו רלוונטיים לקוראים. הדו"ח לא צריך להכיל רק מידע נעים. מספר האנשים שנכחו באירוע הוא נתון שעליך לכלול. מומלץ לספק נתונים מדידים.
   • נתונים וסטטיסטיקה רלוונטיים אחרים עשויים להיות מספרם של עוֹפֶרֶת מכירות שנוצרו ומספר המבקרים ביציע ספציפי. אספקת נתונים מקנה לדוח אמינות רבה יותר. ספק מידע על משתתפים או משתתפים, כולל דמוגרפיה, מספרים ותוצאות סקר קהל, כגון הרגלי רכישה.
   • דווח על מספר האנשים שהגיבו למסעות חסות, כמו גם על תרומות לארגוני צדקה. תעד את ההשפעה הכלכלית והחברתית.

7. 

   השתמש באלמנט איכותי כדי להקשר את הנתונים. הדו"ח צריך לכלול סטטיסטיקה, אך גם ציטוטים של אנשים כדי לספק תשובה בהקשר.
   • אסוף הצעות מחיר והערות של משתתפים ואנשי צוות האירוע, כך שהערכת ההצלחות והכישלונות לא תגיע רק ממחבר הדוח. הטקסט ייחשב אמין יותר.
   • כלול גם חיפושים של צד שלישי. ערך החשיפה לתקשורת הוא דוגמה למשהו שצד שלישי יכול לחקור.
   • הערך שטח והרכבה. קח את הזמן להעריך את יעילות האתר וההרכבה, מנקודת מבטם של אנשים אחרים. שוחח על אופן השימוש במרחב על ידי הכנס, האירוע וכו '.

חלק 3 מתוך 3: סיום דוח האירוע שלך

1. 

   היה דייקן עם הדיווח. נסו לכתוב ולפרסם אותו במהירות לאחר האירוע. בדוק את לוח השנה שלך אם אתה צריך. יש אנשים שמציעים להוציא דוח אירוע תוך 30 יום, אך אחרים אומרים שעליכם לעשות זאת תוך כמה ימים.
   • לא משנה מה המועד האחרון, היצמד אליו. יתכן שאתה כותב דוח שהוזמן על ידי לקוח ספציפי עבור סוכנות. במקרה כזה, שימו לב לכל ההזמנות.
   • האמת היא שהציבור יצפה לדיווח מלא ומתוזמן; לכן, היו מקיפים, אך אל תימשך זמן רב עד שהטקסט מתוארך.

2. 

   עיין בדוח שלך. בדוק אם הדקדוק נכון והימנע מאיות, פיסוק ושגיאות אחרות.
   • בדוק אם התשובות שלך מכילות עומק. כלל אצבע טוב הוא טכניקת "לתאר, לא לספר". כלומר, מומלץ לספק כמה דוגמאות ספציפיות לתמיכה בהצהרות כלליות יותר המופיעות בטקסט.
   • אל תשכח את הקהל, ובדוק אם הכתיבה שלך נשמעת רשמית ומקצועית. דוח הוא מסמך חיוני לקביעת האם אירוע כדאי, ולכן הוא צריך להיות כתוב היטב.

טיפים

• צלם יותר תמונות ממה שאתה חושב שתצטרך. תרצה לקבל אפשרויות בהמשך.
• אם אתה רוצה להקליט הצהרות ממנהיגים ומנהלים, אל תדבר איתם קודם. הם אלו שיישארו לאחר סיום האירוע, אז חפשו קודם את הקהל; הוא זה שעוזב ראשון. כמו כן, אל תטריד דובר או מנהיג אם הוא עסוק במשהו אחר; אותו אדם יהיה זמין מאוחר יותר.
• כדי לקבל הצהרות, להיות לא פורמלי ולשאול שאלות באופן טבעי עד שתוכל לגרום לאדם לומר מה הוא חושב על האירוע.
• רשום יותר הצהרות ממה שאתה חושב שתזדקק לו. תשמח לקבל אפשרויות בהמשך.
• תמונות טובות יכולות להראות את פעולת האירוע או את תגובת האנשים אליו.
• נסו לצלם הכל, כולל הקהל והדובר בתמונה אחת כדי להעביר את מימד האירוע לקורא.

חומרים הכרחיים

• מצלמה דיגיטלית
• מחברת