תוֹכֶן

• צעדים

הזמנות כתיבה יכולות להיות חלק מלחיץ בתכנון וארגון אירוע. עם זאת, אם אתה מבלה קצת יותר זמן ברשימת האורחים, אם תבחר במדיום התקשורת הנכון, התאם אישית את ההזמנות ותאסוף תגובות, תוכל לשלוח הזמנות במהירות ובקלות ולעקוב אחר רשימת האורחים ההולכת וגדלה.

צעדים

חלק 1 מתוך 3: הכנת רשימת האורחים

1. 

   הכינו רשימה בסיסית. רשימה כזו צריכה לכלול את כל האנשים שלא יכולים לפספס את האירוע, כמו המשפחה הקרובה והחברים הכי טובים שלהם. אם מדובר באירוע מקצועי, צירפו לרשימה שותפים עסקיים. מסיבות סיום או חגיגות אקדמיות אחרות עשויות לכלול גם מורים ומורים מועדפים. חתונות ואירועים אחרים עם מספר מארחים צריכים לקחת בחשבון את האנשים החשובים לכל מארח.

2. 

   
   
   כלול חברים וקרובים אחרים. לאחר סיום הרשימה הבסיסית, השווה אותה למספר האנשים המרבי שתוכל להזמין למסיבה או לאירוע. בשלב זה תוכלו להתחיל להוסיף בני משפחה אחרים וחברים לא כל כך קרובים. אם בסופו של דבר יהיו לך פחות אנשים מהמקסימום המותר, אין שום בעיה, אך נסה לא לחרוג ממספר זה.

3. 

   
   
   תחשוב על אגרגטים. אם אתה מתכוון לאפשר לאורחים להביא מישהו אחר למסיבה, תצטרך לקחת את המספר הזה בחשבון בעת ​​קביעת הרשימה הסופית. בנוסף, עליך לכלול את פרמטרי ההזמנה. לדוגמה, אם אינכם מתכוונים לכלול ילדים באירוע, כתבו להזכיר בנימוס לאורחים שהם לא צריכים להביא אנשים אחרים מתחת לגיל מסוים.
   • אתה יכול לכתוב משהו כמו, "מר. ג'ואו אלמיידה ומשפחתו מוזמנים בלבביות לקבלת הפנים שלנו בחתונה. אנו מבקשים שכל האורחים יהיו מעל גיל 18 ”.

4. 

   
   
   עיין ברשימה. חשוב לא להשאיר אף אחד בחוץ. בקש מחבר או בן משפחה לבדוק את הרשימה איתך ולהציע הצעות לגבי הוספה או מחיקה של מישהו. זכרו תמיד את מספר האורחים המרבי והימנעו מהזמנת אנשים רבים מדי. עם זאת, אם אתה חושב שאורחים מסוימים לא יוכלו להשתתף, הזמין עוד כמה אנשים.
   • אם אתה מודאג מביטולים, נסה לשלוח חלק מההזמנות מוקדם. לאחר מכן שלח סבב הזמנות שני אם אנשים רבים אינם יכולים להשתתף.

חלק 2 מתוך 3: יצירת ההזמנות

1. 

   הכינו הזמנות בעצמכם. אתה יכול להשתמש ב- Microsoft Word, בתוכניות Adobe או בתוכנות עיצוב אחרות. אם יש לך כתב יד יפה, אתה יכול גם לכתוב הכל ביד. השתמש בנייר באיכות טובה עם מרקם של קרטון או משהו מעניין יותר.
   • אפשרות נוספת היא ליצור מספר רבדים בהזמנות. התחל עם תדפיס בגודל כרטיס והוסף פיסת קרטון צבעונית מעט גדולה יותר מהגב. השתמש בדבק או בסרט דבק דו צדדי.
   • אם אתה רוצה להתאים אישית ולחסוך זמן, השתמש בחותמות בהתאמה אישית.אתה יכול להפוך גרוטאות או תמונה בהתאמה אישית לחותמת ולשכפל במהירות כל כרטיס לאורחים.

2. 

   קנו הזמנות בהתאמה אישית כדי לחסוך זמן בהשוואה ל- DIY. המחירים משתנים במידה רבה בהתאם לסגנון, סוג הנייר, הדפסה צבעונית או בשחור לבן ומשתנים אחרים, אז קבלו מושג איך אתם רוצים שההזמנה תקבל הצעת מחיר מדויקת.
   • ישנם מספר נייחים וחנויות ציוד משרדי שמדפיסים הזמנות בהתאמה אישית.
   • אתה יכול גם למצוא כמה אתרי אינטרנט שעושים הזמנות מסוג זה.

3. 

   בצע הזמנות אלקטרוניות. אם האורחים שלכם מודרניים יותר או שהאירוע שלכם פחות רשמי, יש לכם אפשרות להשתמש באפליקציות מרובות כדי להזמין אנשים בקלות ובמהירות יותר באמצעות דוא"ל או מדיה חברתית. רוב התוכניות מאפשרות לך לכלול עיצובים משלך או להשתמש בתבנית סטנדרטית כדי להקל על ההזמנה. בנוסף לזרז את תהליך יצירת העיצוב, תוכלו גם לשלוח מיד באמצעות קובץ דיגיטלי ולקבל את התשובה מהר יותר, וזה רעיון מצוין למי שיש לו מועד קצר יותר.

4. 

   כתוב משהו מאוד קולט. כלול את האירוע, התאריך, המיקום והשעה של האירוע. חשוב גם ליידע את האורחים האם הם יכולים להביא אנשים אחרים או לא. כמו כן, בקש תשובה באמצעות כרטיס מצורף, כתובת דוא"ל, אפליקציה או טלפון, בהתאם להעדפתך. שמור על ההזמנה קצרה ואדיבה, אך כלול בקשות מנומסות כגון: "אנא השתתף" או "אנו מבקשים את השתתפותך" כך שהאורחים ירגישו רצויים.
   • לדוגמא, כתוב משהו כמו: “בבקשה בוא למסיבת יום ההולדת שלי. האירוע יהיה ב -16 באוקטובר בביתי. המסיבה תהיה בין השעות 15: 00-14: 30. אנא הגיב באמצעות הכרטיס, הדוא"ל שלי או על ידי התקשרות אלי ".
   • עליך לכלול גם הוראות מיוחדות לאירוע שלך או הוראות אחרות, כגון התחפושת או מידע רלוונטי אחר.

5. 

   השתמש במינוח הנכון עבור האורח. הדבר החשוב ביותר הוא הכוונה, ושלכם להפגין כבוד לאורחים, לכן התאמצו לזכור ולכלול את הפרטים הללו. אם אתה מזמין אישה רווקה ורווקה, השתמש ב"עלמה "או" גב '", או אם ההזמנה היא לגבר רווק, השתמש ב"מר". עבור זוג נשוי, השתמש "מר" ו"גברת ". עם זאת, הדברים יכולים להסתבך יותר אם אתם מזמינים חברים או קרובי משפחה עם כותרות מיוחדות, כמו "ד"ר". או כותרת חשובה אחרת.
   • אם אתה משתמש במינוי המוטעה בהזמנה, התנצל בטלפון, באופן אישי או בכתב. זוהי דרך טובה לפדות את עצמך בגפא.

6. 

   כלול את הנמען ואת כתובת החזרה. בפינה השמאלית העליונה של המעטפה, כלול את שמך, רחוב, עיר, מדינה ומיקוד. במרכז, כתוב את אותו מידע כמו האורח. אתה יכול גם לשלוח את פרטי הקשר שלך בתוך ההזמנה או בכרטיס התשובה. לפיכך, אם האורח יאבד את המעטפה, עדיין תהיה לו גישה למידע שלך.

7. 

   חתום בנימוס. יש לבחור את המשפט והחתימה האחרונים שלך בהתאם לקהל. לדוגמא, אם אתה מזמין את הבוס שלך, "מתחשב" מנומס הוא הדרך הטובה ביותר להיפרד. אם זה בשביל ההורים שלך, כתוב "באהבה". זו הזדמנות טובה להעניק להזמנות שלכם מגע אישי מהיר וקל.
   • השתמש בבדיחה פנימית כדי להפוך את ההזמנה לאישית יותר. לדוגמא: "תודה שקנית לי תמיד משקה, רוברטו". זהו מסר אישי מאוד שתוכלו לכתוב לחדר חדר במכללה בהזמנתכם לחתונה. אבל דעו שלא יהיה מתאים מאוד לכתוב זאת להוריכם.

8. 

   לקשט את ההזמנות. תוכלו למצוא מגוון רחב של פריטי נוי פשוטים, כמו גבולות, ומסובכים יותר, כמו גפנים, ורדים ודלעות. אם יש לך חבר או קרוב משפחה שהוא אמן, בקש מהם להתאים אישית את ההזמנה שלך. זו גם הזדמנות נוספת לכלול את הסגנון האישי שלך בעת ביצוע. עם זאת, זכרו כי העיצוב חייב להתאים לסגנון האירוע. לדוגמא, גולגולת ועצמות צולבות עשויות להיות נחמדות להזמנה למסיבת ליל כל הקדושים, אך היא לא תיראה טוב בהזמנת החתונה שלך.

חלק 3 מתוך 3: איסוף התשובה

1. 

   עקוב אחר תגובות באופן ידני. אם הוראתם לאורחים להגיב באמצעות כרטיס שהכנסתם להזמנה או בטלפון, ייתכן שיהיה קל יותר ליצור רשימת תשובות ידנית. זה יכול להיות פשוט כמו רשימה מודפסת של אורחים עם שלטי אשרה המעידים על נוכחות או "X" המעיד על היעדרות. אפשרות נוספת היא ליצור מערכת ניטור מתקדמת יותר באמצעות גיליון אלקטרוני של אקסל עם המספר הכולל של אישורים, אורחים נוספים, מספר המבוגרים או הילדים, סוג המנה וגורמים אחרים שנקבעו מראש.

2. 

   השתמש במערכת וירטואלית. אם החלטתם שההזמנות הדיגיטליות הן האופציה הטובה ביותר לאירוע שלכם, ככל הנראה תהיה לכם גישה לתוכנית ניטור תגובה ואישור. זו אחת הסיבות לכך שאנשים בוחרים בהזמנות אלקטרוניות. עם זאת, אם שלחתם הזמנות נייר מסורתיות, עדיין ניתן להעביר את רשימת האורחים והמידע למערכות ניטור דיגיטליות כדי לשלוט בתהליך. ישנם כמה מקורות באינטרנט שהם זולים או בחינם.

3. 

   היכונו למספר האורחים המתאים. כשיש לך מושג טוב לגבי מספר האורחים שיכולים להשתתף באירוע, דאג למקום, למזנון ולמקומות אחרים להתאים לצרכים של הנוכחים. בדקו שוב את מספר הארוחות שהזמנתם, התפוסה המרבית במקום וגורמים אחרים בכדי לספק חוויה טובה לכל הנוכחים.

4. 

   שלח כרטיסי תודה. לא משנה אם קיבלת מתנות מהאורחים או לא, חשוב להראות שאתה אסיר תודה שהם הוסיפו את האירוע שלך ללוח השנה שלהם. השתמש ברשימת חתימות או בקש ממישהו להישאר בפתח כדי לפקח על מי השתתף. ואז שלח כרטיסי תודה.
   • הכרטיס יכול להכיל הודעה פשוטה כמו: "תודה שבאת למסיבת יום ההולדת שלי!"
   • אם קיבלת מתנה, כלול התייחסות ספציפית בכרטיס שאומרת משהו כמו, “תודה רבה שבאת למסיבת הסיום שלי. אני מצפה להשתמש בסט העטים שנתת לי בקריירה העתידית שלי! "
   • כמו הזמנות, ניתן להדפיס כרטיסים אלה באופן דיגיטלי או מסורתי, בהתאם למצבך הספציפי.