תוֹכֶן

• צעדים

האם אתה רוצה להציע מוצרים או שירותים לחברה אחרת? אתה צריך לכתוב הצעה עסקית. סיבה נוספת לכתיבת מסמך זה תהיה בתגובה לבקשת הצעה (RFP) בקשה להצעה) נשלח על ידי חברה או סוכנות ממשלתית אחרת הזקוקים לעזרה חיצונית. על ההצעה שלך לזהות בעיה, להציע פתרון ולהסביר מדוע אתה האדם הטוב ביותר לפתור את המצב. חשוב לא לבלבל אותה עם תוכנית עסקית, מכיוון שמדובר במסמך אחר. בחייך?

צעדים

חלק 1 מתוך 3: התחלת ההצעה

1. 

   קרא בעיון את בקשת ההצעה. אם אתה כותב את ההצעה על ידי מענה לבקשת חברה או סוכנות ממשלתית, סימן שהם זקוקים למוצרים או שירותים שאתה יכול להציע. לדוגמא, חברה הנתבעת עשויה לשלוח בקשות להצעות למשרדי עורכי דין שונים. לחלופין, סוכנות ממשלתית יכולה להגיש בקשה להצעה כאשר היא זקוקה לאספקה ​​או מוצרים ספציפיים. על ה- RFP להכיל את כל המידע הדרוש ועליך להבין הכל לפני שתתחיל לכתוב את ההצעה.
   • חשוב שתצליחו למלא את מה שהלקוח ביקש בבקשת ההצעה. לדוגמא, אם אינך מצליח לעמוד בתקציב או במועד האחרון, אתה לא צריך להגיש הצעה.
   • אתה לא צריך לקבל RFP כדי להגיש הצעה עסקית. אפשר פשוט להגיע לחברה שעשויה להזדקק לשירותים שלך ולהציע אותם.

2. 

   
   
   לשאול שאלות. ההצעה העסקית חייבת לענות על צרכיו האמיתיים של הלקוח, כלומר, יש צורך להבין אותם באופן מלא, ללא כל ספק. שים את עצמך בנעלי הלקוח ונסה לראות את הבעיה מנקודת מבטם. כדי לעזור בכך, התקשר וענה על שאלותיך בנושאים הבאים:
   • האם נעשו ניסיונות לפתור את הבעיה? מה השתבש?
   • באילו קריטריונים ישתמש הלקוח בעת הערכת הצעות עסקיות?
   • האם לחברה יש שאלות?
   • מהן מדיניות התפעול של החברה? חשוב שההצעה שלך תואמת את המדיניות.

3. 

   
   
   פרמט את המסמך היטב. ההצעה העסקית הרשמית חייבת להיות קריאה, כתובה בגופן קריאה נוח ובגודל מתאים. באופן כללי, מומלץ להשתמש בגופן Times New Roman בגודל 12.
   • חפש כמה דוגמאות להצעות עסקיות באזור שלך באינטרנט. קרא כמה מהמסמכים כדי לקבל מושג מה מצופה ממנו.
   • ישנם מודלים רבים של הצעות עסקיות באינטרנט, ותוכלו להשתמש בהן כדוגמא בכדי לגרום למסמך שלכם להראות מקצועי ביותר.

4. 

   
   
   כלול עמוד שער. ההצעה שלך זקוקה לכריכה מלאה עם מידע שמזהה אותה. המסמך זקוק:
   • השם שלך.
   • שם החברה.
   • שם האדם שאליו אתה שולח את ההצעה.
   • תאריך הגשת ההצעה.

5. 

   הציגו את הבעיה או הצורך של החברה. על ההצעה שלך לזהות בעיה ולהציע לה פיתרון. הרעיון הוא לצטט את בעיית הלקוח בשפה פשוטה, תמציתית וברורה. הסבר גם מדוע המצב הנוכחי בעייתי.
   • לדוגמא: "האקדמיה למתיאס זקוקה לשירותי הנהלת חשבונות ושכר, מכיוון שמדובר בעסק שממשיך לגדול ולהעסיק עובדים נוספים. נכון להיום כל החשבונאות נעשית על ידי ההנהלה, שעומסת יתר על המידה. כאשר מעבירים תחום זה לאנשי מקצוע מיוחדים, ההנהלה להיות מסוגל להתמקד בסדרי עדיפויות אחרים, כגון קידום והרחבת האקדמיה ".

6. 

   ספק הקשר במידת הצורך. יתכן שיהיה צורך להקשר את ההצעה כך שהיא מובנת. לדוגמא, מומלץ להציג כמה עובדות לקורא, כגון:
   • אם פתרון כלשהו כבר הוצג ונכשל.
   • אם מישהו ביקש ממך לכתוב את ההצעה.
   • איך הסתבכת בפרויקט או למדת על הבעיה.

7. 

   הגדר את מונחי המפתח. ככל שההצעה צריכה להיכתב בשפה פשוטה וברורה מאוד, ייתכן שמונחים מסוימים יצטרכו הגדרה נוספת. יש לזכור כי אתה מגיש את ההצעה למחלקת הרכש של החברה שבוודאי מבינה את הז'רגון בענף, אך ייתכן שמקבל ההחלטות לא מכיר את התנאים הללו.
   • התחל על ידי מתווה ההצעה העסקית. לאחר מכן, עיין במסמך כדי לזהות מונחים שאולי לא היו כל כך ברורים לקורא.
   • הגדר גם מונחים המשמשים אחרת. לדוגמא, "שנת כספים" היא דבר שמוגדר בדרכים שונות, תלוי בחברה.

8. 

   הדריך את הקורא במסמך. אם ההצעה ארוכה, יש צורך להציע סקירה של מה שהקורא יראה לאחר ההקדמה בסיכום.
   • לדוגמא: "הצעה עסקית זו כוללת ארבעה חלקים. לאחר ההקדמה נציע את הפיתרון המוצע, מועדים והסברים על היתרונות בחלק ב '. בחלק ג' נציג תקציב מסודר ונגדיר את התנאים הסטנדרטיים של החוזה. לבסוף בחלק IV נסכם את ניסיוננו ונאשר שהפתרון המוצע הוא אפשרות ההתנהלות הטובה ביותר ".

חלק 2 מתוך 3: הגשת ההצעה

1. 

   הציעו פיתרון מפורט. לאחר שזוהה הבעיה, הגיע הזמן לספר לקורא כיצד תפתור אותה, להיות מפורט ככל האפשר. בדרך כלל, הפתרון יציע את הסחורה או השירותים שלך ללקוח הפוטנציאלי.
   • לדוגמא: "Souza Contabilidade מתמחה בשירותי הנהלת חשבונות ושכר לעסקים קטנים ובינוניים. אנו מציעים שירותים מקיפים בתחומים הבאים: אחזקת ספר חשבונות, איזון מלאי, החזרי מס ובקרת תשלומים".
   • בחלק מהמקרים האידיאל הוא להרכיב רשימה עם המידע לקריאה קלה.

2. 

   הסבר את היתרונות של הפתרון המוצע. יכולות להיות דרכים אחרות לפתור את הבעיה המוצגת, ולכן יש צורך להסביר מדוע האופציה שלך היא הטובה ביותר. ערכו רשימה של כל היתרונות, כולל דברים כמו חיסכון בהוצאות, סודיות וניסיון מקצועי.
   • הצדק את חוויותיך עם עובדות. לדוגמה, תוכלו להשתמש במחקרים המדגימים את היתרונות שבמעקב אחר הפתרון המוצע.
   • אם אינך מוצא מחקרים שמוכיחים את יעילות הפתרון שלך, טוב לפחות למנות אנשים בולטים בתחום. לדוגמא, לקוח מהעבר יכול להעיד בשמך, ולהסביר כיצד החברה שלך עזרה לו.

3. 

   הסבירו את לוח הזמנים המוצע. יש צורך לכלול בהצעה לוח זמנים שיבוצע. למרות שמידע זה הוא ראשוני ועשוי להשתנות בעתיד, על הקורא לקבל מושג כיצד תבוצע ההצעה.
   • הגדר כמה נקודות פיתוח מרכזיות. לדוגמא, אם אתה מציע לשפץ חנות, ציין את תאריך התחלת העבודות ואמר מתי החנות תהיה מוכנה לפתיחה מחדש.
   • הבהיר תמיד כי לוח הזמנים הוא הערכה בלבד ותלוי בגורמים אחרים. בבנייה, למשל, קבלת היתרים ממשלתיים עלולה בסופו של דבר לעכב את התוכניות. כך גם לגבי בעיות עם העובדים שנשכרו לפרויקט.

4. 

   הציגו את התקציב. זה אולי החלק החשוב ביותר בהצעה העסקית, שכן הקורא צריך לדעת אם הוא מסוגל לעמוד בעלויות השירות שלו. בצע הערכה שמרנית על ידי הכפלת התקציב המשוער ב -1.5. הרעיון הוא לפצות על נסיבות לא צפויות מבלי לחייב את הלקוח יותר. הבהיר תמיד כי הערכים נאמדים ולא סופיים, וכולל גם את המידע הבא:
   • ערכים לתחילת הפרויקט.
   • עלויות עבודה.
   • עלויות חומר.
   • חיובים חודשיים ורציפים.
   • חיובי אחזקה.

5. 

   תאר את תנאי החוזה. חשוב לכלול תנאי מפתח בחוזה, כך שהקורא יבין לאיזו סירה נכנסת. לדוגמה, כלול את המידע הבא:
   • כמה לשלם בעת חתימת החוזה: "50% מהתשלום בעת חתימת החוזה."
   • קנסות וריבית בגין איחור בתשלומים: "עמלה בסך R $ 50.00 תחויב בכל עיכוב של תשלום כלשהו."
   • מדיניות ביטול: “ניתן לבטל את החוזה מכל סיבה שהיא, כל עוד הוא נעשה בהתראה של 90 יום בכתב. אין קנסות קודמים אם התשלום טרם בוצע. "

חלק 3 מתוך 3: השלמת ההצעה

1. 

   חשפו את החוויה הרלוונטית שלכם. הרעיון הוא שהקורא יסמוך על המועדון שלך! לכן עליכם להבהיר כי אתם מסוגלים לעמוד במילים וליישם את התוכנית העסקית. לשם כך, זהה פרויקטים דומים בהם הצלחת.
   • בהתאם לחוזים עליהם חתמתם, יתכן שלא תוכלו לחשוף את זהות לקוחותיכם בעבר. ובכל זאת, ניתן לדבר על חוויות עבר במונחים כלליים יותר: "אנו מספקים שירותי הנהלת חשבונות ושכר לכ -20 חברות בינוניות (בין 25 ל -100 עובדים) בחמש השנים האחרונות".

2. 

   ציין את האנשים שישתתפו בפרויקט. כנראה שלא תעשה הכל בעצמך, נכון? במקרה כזה, הסבירו מי יעזור לכם ואיזה תפקיד כל אחד ימלא. ציין גם כיצד תבטיח את היכולת של אנשים אלה.
   • אם אתה כבר יודע מי ישכור, כלול בקבצים המצורפים את תוכנית הלימודים של כל אחד מהאנשים האלה.

3. 

   נסו לחזות ולנטרל את האופוזיציה. לא כל הצעה עסקית מתקבלת מיד. למשל, אם ההצעה כוללת קיצוץ בכוח האדם, זה נורמלי שהחברה לא תהיה מוכנה לקבל הכל. אם היא מציעה שינוי מוחלט במותג, צפוי שתהיה התנגדות מסוימת. לזהות נקודות קושי אפשריות ולהציע פתרונות גם להן.
   • סיכמו את הדחייה הצפויה.
   • דון בסבירות ההתנגדות.
   • הציגו את טיעוני הנגד שלך.

4. 

   כלול מסקנה. בסוף המסמך הרעיון הוא לחזק את יתרונות ההצעה ולכלול מועד אחרון ללקוח להגיב ולהעסיק אותו. עם זאת, בחלק מהסניפים לא נכללים מועדים כאלה. שוחח עם אחרים מאותו ענף וגלה מה הדפוס.
   • הבהיר כי אתה פתוח לענות על שאלות הלקוחות ולהודיע ​​לאתר שלך על מנת שיוכלו לראות מידע נוסף על החברה.

5. 

   אנא ספק מספר הפניות. אם אתה מציין מחקרים או מקורות חיצוניים בהצעות, טוב לכלול בסוף התייחסויות לכל דבר, תוך שימוש בסגנון ABNT או בסגנון דומה.
   • על ידי הכללת ביבליוגרפיה, הלקוח יוכל לזהות את כל מה שציינת, בנוסף לכך שהוא יכול לבדוק את דיוק המידע.

6. 

   עיין בהצעה העסקית. השאירו את השרטוט שקט ליום-יומיים. לאחר מכן, קרא אותו שוב והגה אותו לשגיאות הקלדה ושגיאות כתיב. קרא מההתחלה ועד הסוף, בקול רם. ואז לקרוא לאחור, משפט אחר משפט.
   • בדקו הרבה את המספרים ובדקו אם הכל תקין.
   • בדוק גם את בקשת ההצעה ומסמכים אחרים שקיבלת. באופן אידיאלי, ההצעה שלך שלמה מאוד.
   • במידת הצורך, קצר את ההצעה. באופן אידיאלי, הלקוח אמור להיות מסוגל לקרוא את המסמך בפחות מעשר דקות. אם הקריאה אורכת זמן רב מזה, נסה להפריד חלק מהחומרים ולכלול אותם בקבצים המצורפים.