תוֹכֶן

• צעדים
• טיפים
• אזהרות

זה עתה נבחרת או מונתה כמזכירה של הוועדה אליה אתה משתייך. מזל טוב! האם אתה יודע להקליט, להכין ולהגיש דקות? לא משנה אם אתה עוקב אחר תנ"ך החקיקה כללי ההזמנה של רוברט עודכנו או כתיבת פרוטוקולים בהגדרות פחות רשמיות, להלן השיטות החשובות שיש לבצע.

צעדים

חלק 1 מתוך 4: הכנה מוקדמת

1. 

   דע את כללי הפגישות של הארגון שלך. אם המזכירה צפויה לערוך פרוטוקולים רשמיים, שאל אם הקבוצה מקיימת את כללי הסדר של רוברט או מדריך רשמי אחר. בהגדרות בלתי פורמליות יותר, שאל מה צריך לכלול בפרוטוקול או כיצד ישתמש בהן.
   • אינך צריך להכיר את כללי ההזמנה המעודכנים המלאים, אך השגת עותק או הלוואה יכולה להועיל במענה לשאלות ספציפיות.
   • דע גם את תפקידך. חלק ממזכירות הפרוטוקול אינן משתתפות בפגישה, בעוד שאחרות לוקחות דקות ותורמות לדיון. לא משנה מה המקרה, המזכיר לא צריך להיות מישהו עם תפקיד חשוב אחר, כמו המנחה או הנשיא.

2. 

   
   
   הכן קודם מודל. הפרוטוקולים של כל פגישה חוזרים על מידע כלשהו, ​​כך שתבנית תיצור פורמט עקבי להתייחסות קלה. לכלול לפחות מקום למידע הבא:
   • שם הארגון.
   • סוג הפגישה: האם מדובר בישיבה קבועה, שבועית או שנתית, ישיבת ועדה מינורית או ישיבת מטרה מיוחדת?
   • תאריך, שעה ומקום. השאירו מקום לשעות ההתחלה והסיום (מתוכננות ונדחות).
   • שם היו"ר או מנהיג האסיפה והמזכירה (או המחליפים).
   • רשימת "מתנות" ו"נעדרות ". שימו לב אם קיים מניין (מספיק אנשים להצביע).
   • מקום לחתימה שלך. כאחראי על הפרוטוקולים, אתה תמיד תחתום על עבודתך, וייתכן שתידרש חתימה נוספת לאחר אישור הפרוטוקול, בהתאם למדיניות הארגון שלך.
   • סדר יום, אם מסופק אחד כזה. אם יושב הראש או המנחה של הפגישה לא ביקש ממך לנסח סדר יום, עליו שיהיה זמין שיעזור בארגון הערותיך לגבי הפגישה.

3. 

   
   
   קח איתך מחברת או מחברת. בחר משהו שנוח לך. אם אתה מתכוון לכתוב דקות בתדירות גבוהה, הקדש מחברת למטרה זו או צור תיקיה במחשב שלך.
   • אם לקחת פרוטוקול בפגישה קודמת והם טרם הוגשו לאישור, קח אותם גם איתך.
   • למרות שמקליט יכול לעזור לך לתמלל דקות אחר כך, זה לא תחליף לרישום הערות. אם אתה מתכוון להקליט את הפגישה, בדוק אם כל הנוכחים מסכימים ואל תיכנע לפיתוי לתמלל אותה מילה במילה.
   • למידה קצרה תאיץ את תהליך רישום ההערות, אך אין צורך להיות מסוגל לרשום כל מילה כדי לייצר דקות. למעשה, כדאי להימנע מכך.
   • אם אתה מתבקש לרשום הערות בפומבי במהלך הפגישה, השתמש במקרן או כן ציור מצגת ולקחת את ההערות הביתה לאחר מכן מבלי לטשטש אותם, כך שתוכל להשתמש בהם להזנת הפרוטוקולים.

חלק 2 מתוך 4: הערות אודות הפגישה

1. 

   
   
   חלק רשימת נוכחות. לאחר שכולם נוכחים, הפץ דף נייר (או יותר, לפגישות גדולות יותר) עם מקום לכל אדם לכתוב את שמו ופרטי הקשר שלו. אתה יכול להשתמש ברשימה זו לאחר הפגישה כדי למלא את מדור המתנות של הדגם שלך או לצרף את הרשימה עצמה לפרוטוקולים המלאים.
   • אם אינך מכיר רבים מהנוכחים, שרטט טבלת מקומות ומלא אותה תוך בקשה מכל אחד מהם להציג את עצמו. שמור עליו בהישג יד בעת רישום הערה, כך שתוכל לקרוא לאנשים בשמם במידת הצורך, כפי שיידון בהמשך.

2. 

   מלא כמה שיותר מהתבנית שלך. בזמן שאתה ממתין לתחילת הפגישה, רשום את שם הארגון, תאריך ומקום הפגישה והסוג (למשל, ישיבת ועדה מיוחדת וכו '). כשהוא מתחיל, הקליט את שעת ההתחלה.
   • אם אין לך תבנית, הקלט את המידע בראש ההערות שלך.
   • אם הפגישה נקראה למטרה מיוחדת או בשעה מיוחדת, שמור את הפתק שנשלח להודיע ​​לחברים והצרף אותו לפרוטוקול לאחר תמלולם.

3. 

   כתוב את תוצאת התנועה הראשונה. מרבית הפגישות הפורמליות יתחילו בהצעה לאימוץ סדר יום, ולכן שלב זה ישתמש בהליך זה כדוגמה. אם הפגישה מתחילה בתנועה אחרת, רשמו את כל המידע הרלוונטי לה:
   • התנועה נכתבת בדרך כלל החל מ"אני מציע ". בדרך כלל "אני מציע לאמץ סדר יום זה".
   • שם המציע (מי שהציע את ההצעה).
   • תוצאת ההצבעה. אם הוא חיובי, כתוב "הצעה מקובלת". אחרת, כתוב "הצעה שנדחתה".
   • אתה יכול לבקש לשלוח תנועות ארוכות יותר בכתב אם אינך מסוגל לרשום אותן כראוי. אם בעיה זו שכיחה, שאל בין פגישות אם ניתן להפוך את המדיניות הרשמית לתנועות עם יותר ממספר מילים מסוים.
   • אם גיבשת את סדר היום, אתה יכול להיות תומך בהצעה זו ומזכיר הפרוטוקול. אין שום בעיה לרשום את הפעולות שלך, כל עוד אתה נשאר אובייקטיבי.

4. 

   רשמו כל תנועה אחרת שעולה במהלך הפגישה. הקשיב היטב לכל הדיונים, אולם, אלא אם כן הורה אחרת, אל תקליט אותם. כאשר מתבצעת הצעה חדשה רשמו את המידע הרלוונטי.
   • זכור כי כל הצעה חייבת לכלול את מילותיה המדויקות, את שם המציע ואת תוצאת ההצבעה.
   • יש לתמוך בבקשות מסוימות לפני שתמשיך להצבעה. אם מישהו אומר "אני תומך בתנועה" או משהו דומה, רשמו את שמו של אותו אדם כתומך.
   • אם אינך יודע את שם התומך או זקוק לחזרה על ההצעה, הפסק את הפגישה בנימוס לשאול. רישום המידע נכון הוא מספיק חשוב בכדי להצדיק הפרעה קטנה.
   • אם הצעה זוכה לתיקון, פשוט שנה את דברי ההצעה בהערותיך. אין צורך לציין כי התרחש תיקון, אלא אם כן הוא שנוי במחלוקת ומעורר דיון רב.

5. 

   האזן לדוחות וקבל עותקים מהם. בכל פעם שקוראים בקול רם דיווח, ידיעה וכדומה, רשום את שם המסמך ומי קורא אותו או את ועדת המשנה שניסחה אותו. אם תנועה עוקבת אחר הקריאה, הקליט אותה כמו בכל אחרת.
   • יותר פרקטי להשיג עותק בסוף הפגישה. רשמו הערה לבקש מהקורא או ממנהלת הפגישה העתק מאוחר יותר וצירפו את העותק לפרוטוקול התמלול.
   • אם אין עותקים זמינים, שים לב היכן נשמר המסמך המקורי. יתכן שתצטרך לבקש מידע זה לאחר הפגישה.
   • אם חבר מדווח בעל פה במקום לקרוא מסמך, כתוב סיכום קצר ואובייקטיבי של הדוח מבלי לפרט או לצטט את הדובר באופן מילולי.

6. 

   הקלט את הפעולות שבוצעו או סומנו. זה כולל בדיקת המשימות שהוקצו בפגישה האחרונה ופעולות חדשות. האם מישהו נשאר לכתוב מכתב? רשמו את שם האדם והוראותיו.
   • בהתאם לפורמליות הפגישה, רבות מהפעולות הללו עשויות להיות תחת הסיווג של "תנועות". בפגישות פחות רשמיות יתכן שיהיה צורך לשמור על אוזניים פתוחות גם להחלטות פחות מאורגנות.
   • הזכר בקצרה את הנימוק העומד מאחורי ההחלטה, אם ניתנה כזו.

7. 

   רשום את כל נקודות הסדר וההחלטות. בכל פעם שמתקבלת התנגדות להליך, רשמו את ההתנגדות המלאה ואת בסיסה, כמו גם את כל ההחלטה שקיבל הנשיא.
   • כלול כל התייחסות לתקנון הסדר של רוברט, למדיניות הארגון או לפרוטוקול החברה.

8. 

   רשמו סיכומי דיונים רק אם תתבקשו. באופן רשמי, הדקות רושמות את מה שהיה בוצע, לא מה שהיה אמרעם זאת, מלא את כל הבקשות הספציפיות שהארגון מגיש לך.
   • בעת הקלטת דיונים, היה אובייקטיבי ככל האפשר. כלול נקודות ספציפיות, לא דעות, והמעיט בשימוש בתארים ובתארים. המטרה שלך היא לכתוב בצורה יבשה, עובדתית ומייגעת!
   • אל תתן שמות לאנשים במהלך סיכום הדיון. חשוב במיוחד לא לעשות זאת בדיונים סוערים העלולים לפגוע בך.

9. 

   קושרים את הקצוות בסוף הפגישה. רשמו את השעה בה הסתיים וזכרו לקבל עותקים של דוחות או הזכירו למישהו לשלוח אליכם.
   • עיין בהערות שלך כדי לראות אם משהו חסר או זקוק לבירור. אם אתה צריך לשאול מישהו ממישהו, עשה זאת לפני שהאדם עוזב.

חלק 3 מתוך 4: תמלול הפרוטוקולים

1. 

   התחל בתהליך זה בהקדם האפשרי. עדיף לתמלל את הפרוטוקולים הרשמיים מיד לאחר הפגישה, כאשר האירועים עדיין יהיו טריים בראשך.

2. 

   השתמש במחשב כדי להקליד הערות לפגישה. יתכן שכבר עשית זאת אם השתמשת במחברת. שמור את ההערות שלך והתחל מסמך חדש לדקות, כך שתוכל להשוות בין שני הדברים זה לצד זה.

3. 

   עצב את ההערות שלך לפסקאות מסודרות. כל הצעה, החלטה או נקודת סדר חדשה חייבים להיות בפסקה משלה. בעת עיצובם, ודא כי:
   • השתמשת באיות ובדקדוק הנכונים. השתמש בבודק איות אם אתה צריך.
   • הוא השתמש באותו זמן לאורך כל הטקסט. השתמש בזמן עבר המושלם או בהווה, אך אל תחליף אותם באותו מסמך.
   • זה היה אובייקטיבי ככל האפשר. דעתך לא אמורה להופיע בדקות, מכיוון שאתה מחפש ליצור רשומה אובייקטיבית שכולם יכולים להשתמש בה.
   • הוא השתמש בשפה פשוטה ומדויקת. יש להחליף כל שפה מעורפלת במילים מדויקות, ולהסיר את התיאורים המעוטרים.
   • זה כלל רק את הפעולות שבוצעו, ולא את הדיונים. אלא אם כן תתבקש לרשום את הדיונים, התמקד במה שהיה בוצע, לא מה שהיה אמר.
   • הוא ספר את העמודים לצורך עיון קל.

4. 

   הפץ טיוטה לפרוטוקול לחברים. שלח עותק לכל אחד באמצעות פרטי ההתקשרות בדף הנוכחות. אם אין לך מידע זה, ראש הפגישה אמור להיות מסוגל ליצור איתך קשר.

5. 

   קבל אישור לפרוטוקול. יתכן שתתבקש לקרוא אותו בקול בפגישה הבאה ולשלוח אותו לאישור. אם התנועה הועברה, רשמו אותה.
   • אם הפרוטוקול תוקן לפני קבלתו, בצע שינויים במסמך וציין בסוף כי הפרוטוקול תוקן מבלי לתאר את התיקונים הספציפיים.
   • אם נעשית בקשה לתיקון הפרוטוקולים לאחר אישורם, כלול את המילים המדויקות של אותה הצעה בפרוטוקול הרלוונטי והאם אושרה או לא.

חלק 4 מתוך 4: שימוש בתבנית של פרוטוקולי פגישה

1. 

   עבור לאתר תבניות פגישות. תבניות שהוכנו מראש יחסכו זמן לארגון דקות ויסייעו במניעת שגיאות.

2. 

   הקדיש זמן להסתכל בכל אתר. השתמש בתכונות החיפוש שלהם ועבר על האפשרויות כדי למצוא את התכונה הטובה ביותר עבורך.
   • אם אתה זקוק לדגם ספציפי, כגון כללי או סטנדרטי, חפש באתרי האינטרנט לצרכים הספציפיים שלך והורד את הדגמים על ידי לחיצה על הכפתורים המתאימים. שמור אותם במיקום שקל למצוא, כדי לא לאבד אותם.

3. 

   פתח את הקובץ. לאחר הורדתו, פתח את רוכסן אותו ופתח אותו ב- Microsoft Word או Excel. כדי לשפר את איכות ונוחות השימוש, השתמש בגירסה העדכנית ביותר של מיקרוסופט וורד, שכן עדכון זה יקל על הדברים ויאפשר לך לנצל את התכונות החדשות.

4. 

   הוסף את לוגו החברה שלך וזכויות יוצרים בכותרת. מחק את לוגו הדוגמה, אך לא מבלי לקרוא תחילה את תנאי השימוש מהם השגת את הדגם. הרי אין צורך בבעיות משפטיות, נכון?

5. 

   שנה את הכותרת. באזור הכותרת, הדגישו את המילים "פגישה / קבוצה" וכתבו את כותרת הפרוטוקולים שלכם.

6. 

   שנה את הנושא (אופציונלי). כדי להפוך את מודל הדקות שלך ליפה ומקצועי יותר, שקול לשנות את הצבעים או לבחור נושא מוכן. זה קל: מצא את הכרטיסייה "פריסת עמוד" ובצע אותה לחלק "צבעים ועיצובים". שם תוכלו להתאים אישית את מראה הדגם שלכם ואף לגרום לו להתאים לצבעים של לוגו החברה שלכם.

7. 

   תן שם לחלקים בתבנית. בכל הדגם צריכים להיות מספר שמות שדות. יתכן שתזדקק פחות או יותר, או שאתה עדיין לא אוהב את שמות הקטעים. התאם אותם אישית כדי לענות על צרכי הפגישה שלך.

8. 

   שמור את התבנית במחברת שלך כדי שתוכל לקחת אותה לפגישות ולהתחיל לעשות דקות. אם תמשיך להשתמש במיקרוסופט אופיס, הדברים יהיו מהירים וקלים ותוכל לעקוב אחר הפגישה מאורגן ומדויק יותר מבעבר. לחלופין, תוכל להדפיס את התבנית שלך כדי לרשום אותה ביד, אך לשמור על גבהי השדות כך שתוכל לשים מידע רב ככל שתצטרך.

9. 

   בדוק את המודל שלך. מזל טוב! תבנית פרוטוקול הפגישה שלך הושלמה. התפוקה והדיוק שלך במהלך פגישות צפויים לעלות באופן אקספוננציאלי, עכשיו שיש לך מודל להנחות אותך ולארגן את מחשבותיך. כמו בכל פרויקט, עיין בפרטים כדי לראות אם משהו חסר או מבלבל. לאחר שתהיו בטוחים שהכל תקין, תסיימו את המודל שלכם ותהיו מוכנים לפגישות הבאות.

טיפים

• הזן את הפרוטוקולים מיד לאחר סיום הפגישות, שכן עדיף לשמור אותן בזמן שהאירועים עדיין רעננים. חשוב גם למשתתפים להשיג עותק של הפעולות שהם צריכים לבצע בהקדם האפשרי לאחר סיום הפגישה.
• שב קרוב ככל האפשר למוביל הפגישה כדי שתוכל לשמוע הכל ולבקש הבהרה מבלי להרים את הקול.
• שמור את הדקות המתויקות במקום בטוח.
• בקש מאנשים לרשום את תנועותיהם כדי שלא יצטרכו לרשום אותם במקום.
• אל תפחד להפריע ולבקש הבהרה בכל עת.
• הדקות חשובות מאוד: הן נשמרות וניתן להשתמש בהן שנים לאחר מכן. אם הנושא חוקי, למשל, המוניטין של מישהו עשוי להיות תלוי בדקות.
• קרא כמה חלקים של כללי ההזמנה של רוברט עודכנו, בפרט החלק המדבר על היותו מזכיר.
• כתוב דברים תוך כדי התרחשותם. אם אותו נושא עולה פעמיים, אל תקבץ אותו יחד.

אזהרות

• אל תשים יותר מדי פרטים בדקות. גם אם תתבקש להקליט דיונים, שמור עליהם כמה שיותר קצר ואובייקטיבי. הגבל את עצמך לדווח רק על הנקודות העיקריות שעולות, או שתמלא את המסמכים בפרטים מיותרים.
• הפרשנויות האישיות והתחושות של האחראי לפרוטוקול לא צריכות להיכנס לרשומות.
• אם חלק מהפגישה חסוי, לא לדווח. במקום זאת, כתוב כי "הדירקטוריון דיווח כי הדיון היה חסוי. לכן הוא לא הוקלט."
• אם תתבקש להקליט דיון חסוי, כמו פגישה בין עורך דין ללקוח שלך, עשה זאת תוך דקה מופרד ולהרחיק אותו מפרוטוקול האסיפה הכללית. סמן את זה כסודי והבהיר למי תהיה גישה אליו.