תוֹכֶן

• צעדים
• שאלות ותשובות קהילתיות
• טיפים

סעיפים אחרים

בין אם מדובר במשימה בבית ספר, פרויקט אמנות, הרשמה להצביע או יוזמה בעבודה, לדברים רבים שאתה עושה בחיים יש מועד אחרון. עבור אנשים מסוימים, ייתכן שיהיה קשה להשלים פרויקט בפרק הזמן המוקצב. דברים כמו דחיינות או הסחות דעת יכולים לעכב את היעילות שלך ולגרום לך לקחת זמן רב יותר להשלים דברים. למרבה המזל, על ידי שימוש בטקטיקות קוליות וניהול זמן טוב שלך, אתה יכול להתגבר על החסרונות שלך ולעמוד בזמנים קבועים.

צעדים

שיטה 1 מתוך 3: שמירה על ניהול זמן טוב

1. 

   הגדר ציר זמן השלמה לפרויקט שלך. בעת קביעת זמן השלמה, טוב להיות מציאותי לגבי משך הזמן שעלול לקחת לך להשלים את הפרויקט. שקול מה צפוי לך לספק, כמה זמן אתה יכול להקדיש לו, כמה גדול הפרויקט. דרך נוספת לקבל אומדן טוב היא להשוות אותה לפרויקטים שביצעת בעבר. אם אתה לא חושב שאפשר לסיים בזמן, שוחח עם האדם שהקצה את המועד המקורי ובדוק אם אתה יכול לדחוף אותו בחזרה.
   • קבע אומדן זמן שלוקח לכל משימה קטנה יותר. לאחר שתסיים, הוסף כרית זמן על קצהו כדי לקבל זמן ריאלי לפרויקט כולו.
   • וודא כי תקבל הבהרה מלאה לגבי הפרטים של פרויקט לפני שתסכים למועד אחרון.
   • אל תתפשרו ותסכימו למועד אחרון שאתם יודעים שאי אפשר להשיג. זה יביא את שביעות רצון ממי שהקצה את המועד האחרון ויפגע במוניטין שלך.

2. 

   
   
   פרקו את הפרויקט שלכם למשימות קטנות יותר. במקום להרגיש המום מהרעיון להשלים פרויקט גדול, חלקו אותו למשימות קטנות יותר וניתנות להשגה. חצו את המשימות ברשימה תוך כדי השלמתן.
   • אם אתה צריך לכתוב מאמר, ביצוע המחקר יכול להיות המשימה הראשונה שלך. משימות נוספות יכולות לכלול כתיבת 500 המילים הראשונות, השלמת ההקדמה או כתיבת כמות מסוימת של עמודים.
   • אם המועד האחרון שלך הוא לעבודה, ודא שאתה מקצה זמן בצורה יעילה. אם אחת המשימות הקטנות שלך אורכת הרבה יותר זמן מהרגיל, זה יכול להיות רעיון טוב לעבור לחלק אחר בפרויקט.

3. 

   
   
   סיים פרוייקט אחד בכל פעם. אף על פי שרבים מאיתנו נאלצים לבצע ריבוי משימות בחיי היום יום שלנו, חשוב שתקדיש מספיק זמן לכל פרויקט בודד שאתה עובד עליו. הקדיש את תשומת ליבך לפרויקט יחיד הופך אותך ליעיל יותר.
   • אם אתה נאלץ לעבוד על ציר זמן מקביל לשני פרויקטים או יותר, השלם נתח משימות עבור פרויקט אחד לפני החלפת הילוך ועבודה על פרויקט אחר.

4. 

   
   
   העדיפו בראש סדר העדיפויות את המשימות והפרויקטים שלכם. כשאתה צריך ללהטט במספר פרויקטים או משימות, חשוב שתוכל לקבוע אילו משימות הן קריטיות יותר להצלחה הכוללת של הפרויקט, או אילו צעדים צריך להשלים לפני שתמשיך איתו.
   • זה יכול להיות רעיון טוב להתחיל קודם עם המשימות או הפרויקטים הקשים ביותר, כשנפשך הכי טרייה.

5. 

   נניח שזה ייקח יותר זמן ממה שאתה מצפה. חשוב שתביא בחשבון נסיבות לא מכוונות שעלולות לעכב את הפרויקט שלך. עבור חלק מהדברים, המשמעות היא שלא יהיה לך את החומרים הנדרשים בזמן, מישהו חולה או מצב חירום אישי.
   • אם קיים מקרה חירום ואינך מצליח להגדיר את המועד האחרון, הודיע ​​למי שהוציא את המועד בהקדם האפשרי.

6. 

   קבעו הפסקות קבועות לאורך היום. עבודה מתמדת בלי הפסקה הופכת אותך ליעיל פחות. במקום לשרוף את עצמך, קח הפסקות של 10-15 דקות ביום שלך כדי שלא תאבד את הפוקוס.
   • שקול כמה זמן לוקח לך בדרך כלל לאבד מיקוד ולהתאים את משך הזמן שאתה עובד בבת אחת על סמך זה.
   • הפסקות מתוזמנות קטנות לאורך כל היום גם מאפשרות לכם להעריך בעיות מורכבות שעלולות להעמיס אתכם.

7. 

   בטל מועדים אם אין סיבה לכך. אם מועד אחרון הוא שרירותי או מלאכותי, כדאי לשקול להסיר את הכל ביחד. חלק מהפרויקטים והמשימות לוקחים זמן, סבלנות ורמות דיוק גבוהות, ולזמן ההשלמה אין כל משקל על הפרויקט או הארגון הכולל.
   • פרויקטים הדורשים רמת דיוק גבוהה ובדיקות כמו ב- IT או בתכנות צריכים להסתמך פחות על מועדים, ויותר על יצירת מוצר איכותי.
   • בעוד שקביעת מועדים מזויפים עשויה לעבוד עבור חלקם, מחקרים הראו שהם בדרך כלל לא מעלים את התפוקה. מה שחשוב יותר הוא מוסר העבודה שלנו והיבטים התנהגותיים אחרים שנוכל לשאוף לשפר, כמו להתארגן יותר.

שיטה 2 מתוך 3: להישאר מסודר

1. 

   שמרו על לוח שנה לכל יום והיצמדו אליו. יצירת לוח משימות שיש לבצע מדי יום מאפשר לנו לפרש חזותית את העבודה שעלינו לעשות. הקפד לחסום את משך הזמן שלכל משימה לוקח להשלים ולכלול דברים כמו הפסקות קבועות.
   • פירוק הפרויקט שלכם לארבעה חלקים קטנים יותר עוזר לכם לעמוד ביעדים ובמגבלות הזמן לאורך הפרויקט.
   • אתה יכול להשתמש ביומנים מקוונים כמו לוח השנה של גוגל שיעניקו לך תזכורות לטקסט ודואר אלקטרוני למועדים חשובים.

2. 

   רשמו רשימת דברים שעליכם לעשות. לא לדעת מה אתה צריך להשלים יכול לבזבז זמן. דאגו לשמור על רשימה ברורה של המשימות שעליכם לבצע על מנת לעמוד במועדי הפרויקט שלכם.
   • אתה יכול לשמור את הרשימה על גבי נייר פיזי, או על מסמך מקוון.
   • לאחר שתשלים משימות ברשימה שלך, וודא שאתה מחוצה אותן.

3. 

   שמור את כל המסמכים והדואר האלקטרוני בתיקיות מסווגות. חוסר יכולת למצוא מסמכים קריטיים מבזבז זמן רב ויכול להלחיץ. ארגון המסמכים שלך וסיווג אותם יאפשר לך למצוא מידע חשוב במהירות.
   • שמור את כל הודעות הדוא"ל בתיקיה אליה תוכל לגשת מאוחר יותר. אם משהו משתבש במהלך הפרויקט או שיש מחלוקת, אתה יכול להפנות בחזרה למיילים ישנים כדי לאמת את טענותיך.

שיטה 3 מתוך 3: להישאר במשימה ולא להתמהמה

1. 

   התחל את הפרויקט שלך ברגע שאתה יכול. אל תדחו פרויקט כי המועד האחרון אינו קרוב. ככל שתתחיל פרויקט מוקדם יותר, כך תסיים אותו מוקדם יותר. אם אתה מחכה יותר מדי זמן, בסופו של דבר אתה מקשקש זמן ככל שהתאריך האחרון מתקרב.
   • שיתוק ניתוח הוא כאשר מישהו מנתח בעיה זמן רב מדי לפני תחילתה, דבר שעלול להוביל לעיכובים בפרויקט או שהפרויקט לעולם לא יושלם.

2. 

   אחראי על עצמך. קל לתרץ תירוצים, אבל זה לא עוזר לנו ללמוד מהטעויות שלנו. במקום לתרץ, הסתכלו באופן אובייקטיבי על המצב ושקלו היכן תוכלו להשתפר. קח תמיד יוזמה להשלים דברים מוקדם ואל תשים אשמים באחרים אם אינך מסוגל להשלים פרויקט.
   • לספר לחבר או בן משפחה על מועד אחרון יכול להניע אותך להשלים אותו בזמן.

3. 

   חסוך זמן חברתי לאחר שתשלים אותו. אם אתה מסוג האנשים שמסיחים את עצמך בקלות, אתה יכול להרוויח מחיסכון זמן חברתי לאחר שתעמוד במועד האחרון שלך. אם אתה מפסיד מועדים חשובים במשימות קטנות יותר בגלל לילות מאוחרים או בילוי רב מדי עם חבריך, הימנע מלהשתתף באירועים חברתיים עד למועדי המועד שלך.
   • אמור לחבריך שיש לך מועד חשוב, והיית רוצה לצאת, אבל אתה צריך לעמוד בהתחייבויות שלך.

4. 

   שנה את הסביבה שלך. הסביבה שלך משפיעה על מצב הרוח שלך. אם חלל העבודה בו אתה משתמש מעייף אותך, או אינו מעורר השראה, שקול לשנות אותו.
   • ביקור בבית קפה מקומי עשוי להיות ההחלטה הנכונה אם אתה יכול לעשות את העבודה שלך במחשב נייד.
   • פשוט שינוי החדר בו אתה יכול גם לעזור לך להישאר פרודוקטיבי.

5. 

   השבת את הסחות הדעת סביבך. הסחות דעת יכולות להפחית את התפוקה והיעילות שלך. אם אתה מתעכב באופן קבוע בגלל שאתה מוסח מאתרי אינטרנט, מדיה חברתית או אנשים שמפריעים לך, מצא דרך להגביל אותם. הפיכת הטלפון למצב שקט ואין הגדרת מדיה חברתית הן שתי דרכים להישאר בתזמון כדי שתוכל לעמוד במועדים שלך.
   • ישנן אפליקציות זמינות אשר יבטלו את כל ההתראות מהמדיה החברתית כך שלא תתפתו לבזבז זמן.

שאלות ותשובות קהילתיות

טיפים