תוֹכֶן

• צעדים
• שאלות ותשובות קהילתיות
• טיפים

סעיפים אחרים

אם נגמר לך שטח הדוא"ל של IBM Notes, אך אינך מוכן למחוק הודעות דוא"ל, שקול לארכיב אותם. ארכיון דוא"ל פירושו העתקת הודעות למיקום אחר במחשב שלך. ללמוד כיצד לאחסן את Notes ב- IBM כדי לפנות מקום בחשבונך תוך שמירת הדוא"ל המקורי. זה גם עוזר למחשב ולתוכנה לפעול בביצועים עליונים.

צעדים

1. 

   הגבל את גודל קובץ הדואר שלך. שמור על גודל קובץ הדואר שלך פחות מ 500MB. (ארגונים מסוימים עשויים לדרוש מגבלה מחמירה יותר, כגון 200 מגה-בתים).
   • בדוק את גודל הנתונים שלך על ידי מעבר לקובץ, מסד נתונים, מאפיינים. ב- Lotus 8, עבור אל קובץ, יישומים, מאפיינים.
   • לחץ על הכרטיסייה "i". המספר אחרי "שטח דיסק" הוא כמות הנתונים שיש לך כרגע ב- IBM Notes.

2. 

   
   
   למד את ההגדרות הקבועות מראש של הארגון שלך. אם אתה משתמש ב- Notes Notes לבית הספר או לעבודה, ייתכן שכבר קיימות הגדרות ארכיון. זה עוזר לארגונים לשלוט בכמות הדוא"ל למשתמש, כמו גם בביצועים הכלליים של מחשבים בארגון. אם כבר נקבעו הגדרות ארכיון, שוחח עם צוות המערכות הטכניות שלך כדי לראות אם ניתן לשנות אותן.

3. 

   
   
   קבע את הגדרות הארכיון הרצויות לך. באפשרותך לארכיב את כל הודעות הדוא"ל של IBM Notes או לבחור הודעות ספציפיות. יהיה עליך גם להחליט באיזו תדירות ברצונך לאחסן את Notes של IBM.
   • פתח את היישום המתאים (דואר).
   • עבור אל פעולות, ארכיון, הגדרות.
   • עבור לכרטיסיה קריטריונים וודא שנבחרה "ברירת מחדל לשינוי האחרון".
   • לחץ על "בסדר" כדי לשמור את השינויים.
   • ודא שהקריטריונים מופעלים.

4. 

   
   
   קבעו ארכיונים אוטומטיים. תזמון ארכיונים אוטומטיים מבטיח כי אתה מעביר בארכיון באופן קבוע ועקבי. זה גם חוסך לך זמן.
   • פתח את היישום המתאים (דואר).
   • עבור אל פעולות, ארכיון, הגדרות.
   • עבור לכרטיסיה לוח זמנים. ודא שנבחרה "תזמון ארכיון".
   • בחר את השעה והיום המתאימים שבהם ברצונך שהמחשב יגנז את הקבצים שלך.

5. 

   ארכיב ידנית את IBM Notes. גם אם אתה מתזמן ארכיון אוטומטי, אתה עדיין יכול לאחסן באופן ידני בכל עת.
   • פתח את היישום המתאים (דואר).
   • פתח את הדואר או התיקיה שברצונך לארכיב.
   • עבור אל פעולות, ארכיון, ארכיב כעת.
   • לחץ על כן לארכיון בהתאם להגדרותיך הקבועות מראש.

6. 

   ארכיב בשיטת גרור ושחרר. זו פשוט דרך נוספת לארכיב את IBM Notes באופן ידני.
   • פתח את היישום המתאים (דואר).
   • פתח את הדואר או התיקיה שברצונך לארכיב.
   • בחר את ההודעות המתאימות.
   • גרור את ההודעות לארכיון הנדרש בחלונית הניווט שלך.

7. 

   צפה בהודעות בארכיון. למרות שארגנת דוא"ל, ייתכן שתצטרך לגשת אליו מדי פעם. קובץ הארכיון שלך יחקה את התיקיות שהגדרת בחשבון IBM Notes שלך. הכל יישאר מאורגן כמו שתכננת אותו.
   • פתח את היישום המתאים (דואר).
   • לחץ על ארכיב בחלונית הניווט שלך.
   • בחר בארכיון המתאים (כלומר ברירת מחדל עבור שינוי אחרון).

שאלות ותשובות קהילתיות

טיפים

• גבה אימיילים חשובים. אם יש לך הודעות דוא"ל חשובות ב- IBM Notes, הקפד להעתיק אותם למיקום אחר, כמו CD או DVD. זה מספק לך עותק נוסף במקרה שקורה משהו לשרת או להעתק המאוחסן במחשב האישי שלך.
• מחק הודעות ישנות ומיותרות, במיוחד אם הן מכילות קבצים מצורפים. זה יעזור גם להקטין את גודל הנתונים ולעזור לביצועי המחשב.