תוֹכֶן

• צעדים
• שאלות ותשובות קהילתיות

סעיפים אחרים

מערכת מלאי יעילה היא מרכיב הכרחי בכל פעולות קמעונאיות או ייצור. המטרה העיקרית של מערכת מלאי קמעונאית היא לשמור במדויק על ספירה פיזית של מוצרים, חומרים מתכלים וחומרים המאוחסנים במחסן או במחסן. לאחר הקמתה, ניתן להשתמש במערכת מלאי לשליטה ולתחזוקה של הסחורה המאוחסנת, כדי להבטיח שהמלאי לא יאבד לקלקול או לגניבה.

צעדים

שיטה 1 מתוך 4: פיתוח מערכת האחסון כדי להקל על הספירה

1. 

   ארגן את המוצרים במלאי עם הדלפקים בראש. האפקטיביות של מערכת מלאי תלויה במידה רבה בדיוק עם ספירת הפריטים שמלאי. ספירה לא מדויקת של מוצרים או סחורה גורמת לרוב לפערים בין חשבונות, מעקב מכירות, הזמנת יתר וייצור יתר, בין היתר. מערכת אחסון לא יעילה גם תשפיע באופן משמעותי על עלות המעקב אחר מלאי על ידי הגדלת משך הזמן שנדרש להשלמת התהליך.
   • התמקד בהפיכת המלאי שלך לגישה קלה, להפרדה ולספירה. עבוד על מתן נראות, קלות תיוג וארגון פשוט, כך שהדלפקים שלך יוכלו לגשת במהירות לכל פריט.

2. 

   
   
   שקול דרישות אחסון. חשב את הממדים הפיזיים הדרושים לאחסון המלאי שלך. זה יכול להיות מחסן שלם או ארון קטן, תלוי בגודל המוצרים או החומרים שלך ונפח המכירות שלך. עליכם לקחת בחשבון גם את התנאים המיוחדים הנדרשים לאחסון, כמו בקרת טמפרטורה או לחות.
   • יתכנו גם חוקים ממלכתיים או פדרליים המכתיבים כיצד אתה נדרש לאחסן סוגים מסוימים של מלאי, במיוחד עבור פריטים מסוכנים או מבוקרים.

3. 

   
   
   תכננו מדפי אחסון שיספקו קו ראייה ברור לכל פריט. סדר את המוצרים המאוחסנים כך שהאחראים על ביצוע מלאי יוכלו לגשת ולספור בקלות כל פריט בודד. תייגו הכל כך שניתן יהיה לזהות אותו בקלות ולהציב מלאי באזור המתאים.
   • בחרו והגדירו מדפי אחסון ופחים בהתאם לסוג המלאי שתאחסנו בהם. קחו בחשבון את הגודל, הגובה והתכונות המיוחדות של הפחים או המדפים בעת בחירתכם.
   • לדוגמא, חשוב כמה כבד יהיה מדף מלא במלאי שלך ובחר מערכת מדפים העומדת או חורגת מדרישת משקל זו.
   • יש לזכור כי המלאי השמור על מדפי החנויות חייב להימנות גם במערכת מלאי.
   • אתה יכול גם להשתמש בחריץ כדי לשפר את קלות השימוש. חריץ מתייחס להצבת המלאי בצורה יעילה. לדוגמה, פריטים שנשלחים בדרך כלל יחד עשויים להיות ממוקמים קרוב אחד לשני במחסן.
   • בנוסף, יש להקים מלאי כך שהמלאי עם המחזור הגבוה ביותר יהיה הנגיש ביותר. יש לתכנן את החריץ מההתחלה ואז לתקן אותו לאורך זמן בכדי להתחשב בפריטים חדשים ובשינויים בביקוש או בפעולות. באופן אידיאלי, יש לחשוב מחדש על חריץ מדי שבוע או אפילו מדי יום.
   • כדאי גם לשקול להיפטר מפריטים שנמכרים לעיתים נדירות ומיושנים במהירות האפשרית. הסיכויים שהם ימכרו נמוכים ופעמים רבות פריטים אלה עולים לך יותר לאחסון ממה שהם יביאו.

4. 

   
   
   שקול מערכת ברקוד. אם יש לך כמות גדולה של מלאי, תצטרך דרך כלשהי לעקוב אחר המלאי שלך מבלי להתייחס לכל פריט לפי שם. הדרך הפשוטה ביותר לעשות זאת היא באמצעות מערכת ברקודים. השג סורק באמצעותו תוכל לסרוק את המלאי פנימה והחוצה ולבצע ספירת מלאי. עם זאת, אם יש לך מעט מאוד פריטים או סוגי פריטים, ייתכן שתוכל להשתמש במערכת חזותית פשוטה. לאחר מכן תוכל לעבור למערכת ברקודים אם מערכת הראייה שלך הופכת זמן רב מדי או לא מדויקת.
   • וודא שהסורק מיועד לסביבה שלך. לדוגמא, בית חולים עשוי להזדקק לסורקים הניתנים לעיקור.
   • תזדקק גם למדפסת ברקוד בכדי לתייג מדפים או רווחים בהם מאוחסן הפריט עם אותו ברקוד.
   • אם אתה מבצע פעולה קטנה, אתה יכול גם לבחור פשוט להוריד אפליקציה שמאפשרת להפוך את הטלפונים הניידים של העובדים שלך לסורקים.

5. 

   עצב גיליון אלקטרוני של מלאי כדי לשמש כתיעוד אב של כל מלאי שנלקח. פתח גיליון אלקטרוני בתוכנית כמו Excel, Pages או Google Sheets כדי להתחיל. בנה את הקטגוריות שלך באמצעות עמודות בגיליון אלקטרוני, ורשום את פריטי המלאי שלך בדף בשורות. מערכת מלאי יעילה צריכה לכלול את הקטגוריות הבאות של כותרות העמודות:
   • השתמש בעמודה שכותרתה "תאריך הספירה" כדי להקליט את התאריך הנוכחי.
   • השתמש בעמודה "כמות קודמת" כדי לרשום את הכמות של פריט זה מהספירה האחרונה.
   • השתמש בעמודה "כמות בהישג יד" כדי לרשום את הספירות הכוללות עבור כל פריט.
   • כלול יחידת מידה.
   • השתמש בעמודה "תיאור מוצר" כדי לספק תיאור של הפריטים / ים שסופרים.
   • השתמש בעמודה "Build-To" כדי לייצג את כמות הפריטים הנדרשים בכדי לעמוד בביקוש החזוי.
   • השתמש בעמודה "סכום שנמכר" כדי לייצג את כמות הפריטים שנמכרו בתקופה הקודמת.
   • השתמש בעמודה "עלות אחוז מכירות" כדי לייצג את העלות של כל פריט כאחוז מעלות סך המכירות.
   • השתמש בעמודה "כמות לייצור או סדר מחדש" כדי לייצר באופן אוטומטי את מספר הפריטים לרכישה או הפקה כדי לענות על הביקוש של תקופת המכירה הבאה.
   • אתה יכול גם להשתמש בתוכנות הנהלת חשבונות כגון Quickbooks או Peachtree כדי לנהל את רמות המלאי שלך.

שיטה 2 מתוך 4: התאמת מלאי פיזי למלאי ספרים

1. 

   הזן את הנתונים עבור כל קטגוריה בעמודות המתאימות בגיליון האלקטרוני. מחסירים את הסכום שנמכר מהסכום שהוזמן להקמת ה"בניין ". ואז הפחת את הסכום בהישג יד מסכום ה- "build-to" כדי לקבוע את הסכום הנכון להתאמת המלאי לתקופה הקרובה. אל תשכח להזין נתונים עבור כל סוגי פריטי המלאי, כולל חומרי גלם ורכיבים.

2. 

   התאם נתונים להתכווצות המלאי. הצטמקות מלאי פירושה פשוט הפסדי מלאי במהלך פעילות עסקית רגילה. המלאי עלול לאבד בגלל גניבה, התיישנות, קלקול או נזק. הצטמקות מלאי תחשב להפרש בין ספירת מלאי פיזית לספירת המלאי שנרשמה לאחרונה בספרים. אם אתה מזהה הצטמקות לפני שאתה לוקח מלאי, הקפד לרשום אותו בגיליון האלקטרוני שלך באופן מיידי.

3. 

   מלאי נפרד ותפקידים מנהליים. ניהול מלאי ידרוש גם ניהול מלאי פיזי כמו ספירת מלאי ותנועה וגם חובות מנהליות כמו הגשת ניירת וחשבונאות נאותים. בחברות גדולות, ככל הנראה תהליכים אלה יטופלו על ידי מחלקות או צוותים נפרדים. עם זאת, גם בעסקים הקטנים ביותר, צריך שיהיה אדם אחר שינהל כל צד. זה מקטין את הסיכון לגניבה.

שיטה 3 מתוך 4: לקיחת מלאי במרווחי זמן קבועים

1. 

   הכשיר את עובדי המלאי שלך. האנשים העובדים על מערכות המלאי והמלאי שלך הם ההיבט הקריטי ביותר במערכת המלאי שלך. אם הם לא מאומנים או לא בטוחים מי אמור לבצע פעולה, יעילות ודיוק ניהול המלאי שלך ייפגעו. הכשר את העובדים שלך בכל היבט בתהליך ניהול המלאי, כולל מה יש לעשות בכל נקודה, מי צריך לעשות את זה ואיך צריך לתעד. במידת הצורך, רשמו מדיניות זו כדי שהעובדים יוכלו להפנות למדריך. זה יעזור למנוע תסכול וניהול מוטעה של מלאי.

2. 

   בצע ספירת מלאי מדי יום, שבועית או חודשית. התדירות בה לוקחים את המלאי תשפיע משמעותית על הדיוק של מערכת המלאי. עם זאת, ללא קשר לסוג הפעולה, סוגים מסוימים של פעולות ידרשו מרווחי מלאי קבועים יותר מאחרים. לדוגמא, סוכנות רכב לא בהכרח תדרוש את אותה תדירות של מרווחי מלאי כמו חנות כלבו או הפעלת שירות מזון.
   • ראשית התמקדו בפריטים הקריטיים ביותר. חלק את הפריטים שלך לשלוש קטגוריות על סמך התדירות שבה הם מוכרים.
   • לדוגמה, נסה להגדיר את הפריטים בעדיפות גבוהה שלך כאל הפריטים המהווים 80 אחוז מהמכירות שלך. לאחר מכן, תוכל ליצור קטגוריות בעדיפות בינונית ובעדיפות נמוכה עבור פריטים שנמכרים בתדירות נמוכה יותר.
   • לאחר שתעשה זאת, תוכל למקד את הרוב המכריע של המאמץ שלך בפריטים העדיפים שלך. מאמץ זה כולל ספירה, חיזוי מכירות וסידור מחדש.
   • לאחר שתסיים זאת, תוכל להשתמש בזמן עודף עבור פריטי העדיפות הבינונית והנמוכה שלך. פעולה זו תחסוך ממך בזבוז זמן על פריטים בעלי ביצועים נמוכים.

3. 

   בקש משני דלפקים לבצע ספירת מלאי. זה יכול להפחית משמעותית את כמות הטעויות האנושיות בעת לקיחת ספירות פיזיות של פריטי מלאי. הדפיסו דפי מלאי נייר התואמים לרשומת האב לשימוש בקבלת המלאי הפיזי.
   • בקשו מאדם אחד לבצע את הספירה הפיזית על ידי קריאת המספרים בקול.
   • הדלפק האחר יזין את המספרים בשדה המתאים בגליון האלקטרוני מלאי כשמו כן הוא.
   • עם זאת, זה לא בהכרח צריך להיעשות במקביל. מלאי יכול פשוט להילקח פעמיים על ידי אנשים שונים.
   • לאחר מכן ניתן להשוות את הנתונים בכדי להבטיח את דיוק המלאי שנלקח.

שיטה 4 מתוך 4: שיפור ניהול מלאי

1. 

   ניתוח נתוני מלאי. אתה יכול לשפר את ניהול המלאי שלך על ידי ניתוח מידע על המלאי. באופן ספציפי, תוכלו לעבוד בכדי להבין כמה מלאי עליכם לסחוב בזמן מסוים ומתי עליכם להזמין יותר. התחל בחישוב העלות היומית של סחורות שנמכרו על ידי חלוקת העלות השנתית או הרבעונית של סחורות שנמכרו במספר הימים שהיית פתוח במהלך אותה תקופה. לאחר מכן חלק את ערך המלאי הנוכחי שלך בסכום זה. התוצאה היא תקופת השקעת המלאי הממוצעת שלך.
   • נתון זה מייצג כמה זמן לוקח להמיר את המלאי שרכשת למכירות, בממוצע.
   • לאחר מכן תוכל לפעול להפחתת נתון זה על ידי הזמנת מלאי קטן יותר או עבודה לקבלת תשלומים מהירים יותר מלקוחות.
   • תוכל גם למצוא את יחס המלאי שלך למכירה על ידי חלוקת ערך המלאי שלך במכירות שלך לחודש. עקוב אחר ערך זה לאורך זמן כדי לראות אם הוא עולה או יורד.
   • יחס גדל והמלאי למכירות פירושו שאתה רוכש יותר מדי מלאי, ואילו ירידה במלאי פירושה שעליך לרכוש יותר.

2. 

   מטב את רמות המלאי שלך. יש לנהל את רמות המלאי ביעילות ולשמור על הרמה הנכונה על מנת למקסם את הרווח ולהפחית את ההפסד. אחזקת יותר מדי מלאי מגדילה את הסיכון להתיישנות, נזק וקלקול תוך אי שמירה מספקת פירושה הזדמנויות מכירות שאבדו. כדי לייעל את המלאי שלך, התחל עם תחזיות מכירה על סמך תקופות קודמות. לאחר מכן, התאם למגמות ועונתיות. לדוגמה, אם אתה חווה יותר מכירות בסתיו מאשר בשאר השנה, ייתכן שתרצה להתאים את המלאי שלך לחודשים אלה.

3. 

   יישום תוכנת ניהול מלאי. בעוד שגיליון אלקטרוני מלאי עשוי לעבוד עבור עסק קטן, כל סוג של עסק גדול או רב נפח יזדקק לתוכנה ייעודית לניהול מלאי. תוכניות אלה מאפשרות לך לנהל מלאי, הזמנות ונתונים אחרים תוך מתן ניתוח מעקב שימושי. באופן אידיאלי, המערכת שלך יכולה להשתלב בתוכנות העסקיות האחרות שלך כדי ליצור מערכת מאוחדת ולבצע אוטומציה של חלק מהפעולות שלך.
   • חבילת תוכנה לניהול מלאי מחקר מקוונת כדי למצוא אחת שתתאים לצרכיך. ספקיות פופולריות כוללות את Oracle ו- SAP.
   • בחירת התוכנה שלך תלויה בצרכים הספציפיים שלך (נפח, סוג מלאי וכו '), התקציב שלך וזמן ההמרה שלך (כמה זמן אתה יכול לחסוך ליישום טכנולוגיה חדשה).

4. 

   עשה מאמצים לצמצם אובדן. הצטמקות המלאי היא בדרך כלל קטנה אך יכולה בסופו של דבר לחשב הפסד משמעותי אם לא מופחת באופן שיטתי. פעל למניעת גניבות על ידי הגברת האבטחה סביב המחסן או אזורי האחסון שלך. צמצם גניבות בחנות שלך על ידי התקנת מערכת מצלמות ופקח על לקוחות חשודים. אתה יכול גם להגדיר מערכת אזעקה המגיבה לתוויות או לתגי RFID בפריטים שלך.
   • צמצם את הגניבה הפוטנציאלית של העובדים על ידי הגבלת הגישה לאזורי המוצרים לאלה שצריכים להיות שם באופן מוחלט.
   • צמצם את הפסדי הקלקול על ידי שמירה על שיטות ספירת המלאי שלך. זכור להחזיר מלאי ישן קדימה בעת מלאי המדפים.

שאלות ותשובות קהילתיות