תוֹכֶן

• צעדים

כולנו יודעים שלארגן בעבודה יש ​​חשיבות; למרות זאת, זהו קרב אינסופי עבור אנשים רבים. תאמינו או לא, להישאר מסודר זה לא משימה מרתיעה כמו שזה נשמע. כמה שינויים מהירים בהרגלים ופתרונות מתמשכים יכולים להקל על התהליך הזה ממה שאתה חושב.

צעדים

שיטה 1 מתוך 4: ניהול המרחב והזמן שלך

1. 

   עקוב אחר הפעילויות שלך. במשך מספר ימים, רשום כמה מהפעילויות שלך ביומן. זה יעזור לך לראות בדיוק מה אתה עושה בלי שתבין אפילו את זה, ותקבל תחושה ראשונית של כישלונות הארגון והפרודוקטיביות שלך. בנוסף, עליך לבצע תרגיל זה תוך התחשבות ביעדים הכלליים שלך. באמצעות יומן הפעילות תוכלו לראות אילו משימות יכולות לבזבז את זמנכם ואילו מהן יכולות לתרום למטרותיכם.

2. 

   
   
   קבע את לוחות הזמנים של התפוקה הגבוהה שלך. יש אנשים שהם יצרניים בבוקר, ואילו אחרים שונאים את הרעיון לקום מוקדם. יכול להיות שכבר יש לך תחושה של חלקי היום שהופכים אותך לפורה יותר. ללא קשר להעדפותיכם - לילות, בוקר, צהריים או רגע לפני "שעת העומס" או אחריה - נצלו את התקופות הללו כדי למקסם את התפוקה שלכם.

3. 

   
   
   תעדף המשימות שלך. כולנו יודעים שמשימות מסוימות חשובות יותר מאחרות; עם זאת, לא תמיד אנו נותנים להם עדיפות מספקת. פיתחו למשל מערכת המסווגת משימות באמצעות תזכורות הכוללות מותגים כמו דגלים או כוכבים בכנות ובגמישות. שמור תזכורות אלה קרוב למחשב או לשולחן העבודה שלך, בין אם זה וירטואלי או פיזי. הקדיש יותר מזמנך ומרצונך לפריטים העדיפים ביותר ברשימה. דוגמאות לכך עשויות לכלול משימות עם מועדים קצרים, כגון הדברים שעליכם לספק עד סוף היום או למחרת. ניתן גם לתת עדיפות לתגובות ללקוחות, לבוסים או לאחרים האחראים להוצאות שנוצרו. ואם אינך בטוח עד כמה משימה רגישה או חשובה, זה תמיד רעיון טוב לשאול.

4. 

   
   
   השלם את המשימות המהירות באופן מיידי. לא צריך לתעדף ולתזמן את כל המשימות לזמן מסוים.תכנון או תזמון של חלק מהם עשוי לקחת זמן רב כמו השלמתם. אם כן, ותוכלו להשלים את המשימות הללו מיד, תהנו! התמודדות עם מכשולים אלה בצורה זו תעזור לך גם למנוע סחבת.

5. 

   נהל עומס וחומרי עבודה. השולחנות שלנו עוברים בקלות מסצנות של אי סדר לסצינות של הרס הראויות לסרטים - מה שמקשה על הארגון. יש אנשים שאף פועלים על פי מדיניות ניקיון קפדנית. למרות שהם לא חיוניים, נקט כמה צעדים לניקוי תחנת העבודה שלך.
   • המשך ההזמנה. זרקו זבל וארכזו באופן שיטתי את החומרים הדרושים לכם. נקו את העומס במידת האפשר: בהפסקות או בין משימות.
   • נקה את הלכלוך שאתה מייצר מיד. לכן, לא תצטרך לדאוג לניקיון אחר כך. יתר על כן, זה ימנע מההפרעה הנוכחית להישאר על שולחנך בעתיד.
   • שמור על האספקה ​​שאתה צריך בהישג יד. ברור שלא כל מה שסביבך הוא סימן לאי סדר. השימוש בכלים בהם אתה משתמש חוסך זמן ומנצל היטב את השטח היקר שלך.

6. 

   קבע מועדים לפעילויות ופגישות. יש אנשים שקובעים פגישות בלבד, אך אינם עורכים רשימות של פעילויות נחוצות. תזמון המשימות החשובות ביותר, כמו גם פגישות, יכול להיות שימושי. ניתן גם "לקבץ" משימות ספציפיות. לדוגמא: קבע פגישות רק בימי שלישי וחמישי. שמור גם זמן פנוי ביומן שלך כדי להקדיש זמן יצירתי לעצמך או כדי להתאים לאירועים בלתי צפויים.
   • השתמש בסדר יום ובלוח השנה. כלים אלה יכולים להיות נייר או וירטואלי, בצורה של יישומים כמו iCalendar ו- Google Now.
   • הפרד את הפעילויות שלך לקטגוריות. סיווג או הפרדה בין פעילויות לפי צבע יכול לתת לך תזכורות חזותיות מהירות לחשוב. קטגוריות אלה יכולות לכלול, למשל: התכתבות, פרויקטים, אירועים, פגישות, דיונים ואפילו הפסקות או זמנים לתרגילים גופניים.
   • מטב את הטכנולוגיה שלך. יומנים וירטואליים ופלטפורמות דוא"ל, כגון Outlook, יכולים לשלב את רשימות המטלות, אנשי הקשר שלך והכתובות שלך. זה לא רק הופך את הכל ליעיל יותר, אלא גם מייעל את תהליך החשיבה שלך.
   • במידת האפשר, האציל משימות. בהתחשב בעוצמת יום העבודה קל לשכוח שלא צריך לעשות הכל לבד. האציל משימות לעוזר או אם אתה שקוע במטלות במיוחד, בקש מעמית שיעשה לך טובה ויעזור במשימות מסוימות. אתה יכול לתגמל אותם כשהכל רגוע יותר.

שיטה 2 מתוך 4: טיפול במייל שלך באופן שיטתי

1. 

   בדוק את המיילים שלך בשעות קבועות. לא כולם צריכים להיצמד לתיבת הדואר הנכנס שלהם, מכיוון שהודעות רבות שהתקבלו אינן דחופות כל כך. אם אתה עובד במיקום שאינו דורש תגובות מיידיות לדוא"ל, בדוק את תיבת הדואר הנכנס שלך בשעות קבועות - כשלוש או ארבע פעמים ביום.

2. 

   העבר מיילים לארכיון. נצל את התיקיות והתוויות במקום לתת להודעות להיערם בתיבת הדואר הנכנס שלך. ל- Outlook יש תיקיות ותיקיות משנה, בעוד שב- Gmail יש תוויות ומספר תיבות דואר נכנס נפרדות. אם אתה עיתונאי, למשל, התיקיות שלך יכולות להיקרא "דוחות נוכחיים", "דוחות עתידיים", "דוחות ישנים", "ראיונות ומקורות" ו"סיפורים ורעיונות ".
   • מחק וארכיב. ארכיב דואר ישן וחשוב ומחק את השאר. בדוגמה שלמעלה, התיקיה "דוחות ישנים" משמשת כקובץ עיתונאי. כשתתחיל למחוק הודעות דואר אלקטרוני ישנות, תופתע מכמה פריטים עוברים לפח וכמה פריטים מאוחסנים. יש אנשים שגם אוהבים שהתיבת הדואר הנכנס שלהם ריקה - לא משאירים הודעה אחת שלא נקראה (או לא משאירים הודעות בתיבת הדואר הנכנס שלהם). בנוסף לשימוש בתיקיות ותוויות, תוכלו לרוקן את התיבה באמצעות פונקציית "ארכיב", למחוק מיילים ישנים בהפסקות בעבודה או באמצעות יישומי ארגון חשבונות.

3. 

   בכל פעם שהיא יעילה ביותר, השתמש בצורות תקשורת אחרות. לפעמים שיחת טלפון פשוטה יכולה לפתור בעיה שתידרש להחליף עשרה מיילים. אם כן, התקשרו לאדם! אם אתה יודע שהחלפת מיילים תיצור דיון או תכלול הודעות רבות, אולי עדיף לדבר בטלפון. כך תוכלו לקבל פרטים נוספים, תוך הימנעות מדיון ארוך וארוך באמצעות הודעות אלקטרוניות. אתה יכול אפילו לשלוח אימייל לקולגה ולומר משהו כמו "יש לי הרבה שאלות בשבילך בנושא זה. אולי אנחנו צריכים לדבר בינינו. האם אני יכול להתקשר אליך תוך חמש דקות?"

4. 

   הגבל הפרעות. למרות שהפסקות אסטרטגיות שימושיות, הפרעות בשעות העבודה אינן מועילות. הם יכולים להאט אותך, לשבור את קצב העבודה שלך ולגרום לך לאבד את דרך החשיבה שלך. אז נסה להשתמש בהודעות כתובות וקוליות מיוחדות כאשר אתה יודע שאתה עסוק מדי. אין להשתמש בכלים אלה רק כאשר אינך במשרד; ניתן להשתמש בהם כאשר אתה מטורף עם משימות. אנשים רבים משתמשים גם במדיניות "דלת פתוחה" - אך אינך צריך להשאיר את החדר שלך פתוח כל הזמן. אתה יכול אפילו להשאיר פתק ידידותי ליד הדלת, באומרו משהו כמו "אני באמצע שיחה" או "אני עסוק. אנא חזור מאוחר יותר או שלח אימייל".

5. 

   השתמש בשירותי "עננים". ניתן לשקול את שירות הענן (המכונה גם "מחשוב ענן") מכיוון שהוא זול יותר, ניתן להרחבה, יעיל ומתעדכן בקלות. התוכן המוצג על ידי עננים אלה יכול להיות שימושי במיוחד, מכיוון שניתן לגשת אליו במכשירים שונים: מחשבים, טאבלטים, סמארטפונים וכו '. אחסון בענן משמש גם כדרך ראשונית או משנית לבצע גיבויים דיגיטליים. התייעץ עם האחראי על ה- IT או התוכנה במקום העבודה שלך. יכול להיות שכבר יש לך שטח פנוי בעננים (או שאתה יכול אפילו לקנות שטח זה תמורת עמלות שנתיות קטנות).

6. 

   השתמש במועדפים באינטרנט. הדפדפנים הטובים ביותר מאפשרים להוסיף סימניות - כשאתה שומר ומארגן כתובות דוא"ל שאתה מבקר בתדירות גבוהה לגישה קלה ומהירה. נצלו אותם, כדי שלא תשכחו מאתרים חשובים המכילים חדשות או מידע בתעשייה.

שיטה 3 מתוך 4: ניצול הזמן

1. 

   הימנע מתרגול של מספר משימות בו זמנית. בעניין זה, לרוב המומחים דעות דומות. למרות שזה אולי נראה מהיר ומגניב בטלוויזיה, התרגול בו זמנית של מספר משימות ("ריבוי משימות" או "ריבוי משימות") אינו יעיל ויכול לפגוע ביעילות הארגונית שלך. בחרו להקדיש את תשומת לבכם המלאה למשימה אחת בכל פעם; סיים אותו והמשיך לפריט הבא ברשימה.

2. 

   צרו לעצמכם לוח זמנים או לוח שנה. למרבה המזל, מרבית העבודות אינן דורשות ממך לתזמן הכל ביום שלך באופן ספציפי. עם זאת, שמירה על לוח זמנים בסיסי של הדגשים והאירועים והמשימות החשובים ביותר של היום יכולה להיות שימושית.
   • קבעו מגבלות זמן לפעילויות מסוימות. משימות מסוימות אינן דורשות מגבלות אלה, אך אחרות חייבות לכלול פרמטרי זמן על מנת שתוכלו לשפר את הפרודוקטיביות שלכם. חשוב על הפעילויות השוטפות שנוטות להימשך זמן רב מהרגיל - ותן להן מועדים ספציפיים בעתיד.
   • הקדישו זמן נוסף לפעילויות אחרות. פעילויות מסוימות - כפי שלמדת אולי מניסיון - נוטות בסופו של דבר ליותר זמן מהצפוי; עם זאת, זה לא בהכרח דבר רע. הקדישו, למשל, זמן נוסף לפני ואחרי לביצוע משימות מסוג זה (ובמיוחד לאירועים ופגישות חשובות).

3. 

   השתמש באפליקציית שעון עצר, סטופר פיזי או אזעקה. כלים אלה יכולים להיות יעילים כאשר משתמשים בהם במשורה. יש אנשים שאוהבים לקבוע את האזעקות שלהם 10, 15 או 30 דקות מראש, על מנת לקבל אזהרות מראש ולהתכונן לפעילות. אתה יכול גם להשתמש בתזכורות.

4. 

   הימנע מדחיית הפעילויות שלך. שאל את עצמך האם דחייה זו הכרחית לחלוטין, או שהיא רק דוגמה לדחיינות. אם אתה חושב שאתה מתמהמה, אל תדחה את המשימה - סיים אותה בבת אחת! עם זאת, כשאי אפשר להימנע מדחיית פעילות, זכרו את הנקודה בה קטעתם אותה וקבעו זמן ספציפי אחר לסיים אותה. אפשרות נוספת היא ליצור תוכנית מגירה. לדוגמא: אם עליכם לבטל פגישה פנים אל פנים, יתכן שתוכלו להתקשר (באמצעות שמע ו / או וידאו) עם האדם.

שיטה 4 מתוך 4: טיפול בבריאותך הגופנית והנפשית

1. 

   קח הפסקות. חשוב שיהיו לכם הפסקות נפשיות על מנת שתישארו בריאים ופרודוקטיביים. אנחנו נוטים להיות כל כך שקועים בעבודה שלפעמים אנחנו לא עושים הפסקות - כל כך חיוני. הפסקות אלו נותנות לנו את המנוחה הדרושה לנו ומשפרות את הפרודוקטיביות שלנו, אך הן גם מאפשרות לנו לסגת לאחור ולשאול את עצמנו האם אנו מנצלים את זמננו בצורה היעילה ביותר האפשרית.

2. 

   לישון יותר טוב. אם אנחנו לא ישנים טוב, אנחנו עלולים להיות המומים, עייפים או חסרי אונים למחרת, מה שעלול לערער את היעילות ואת התוכניות שלנו בעבודה. תכנן לנוח לפחות שבע או שמונה שעות ללא הפרעה בלילה.

3. 

   אל תשווה את עצמך לעמיתיך לעבודה. העבודה של רוב האנשים האלה שונה משלנו, ולכולם יש שיטות ארגון שונות. שיטה הגיונית ויעילה עבור מישהו שאתה מכיר עשויה שלא להיות הטובה ביותר לשגרה שלך, ולהיפך.

4. 

   קבל שהארגון הוא תהליך מתמשך. אל תצפו להיות מושלמים. הארגון הוא רציף ודורש תשומת לב מתמדת. לא תהיו מסודרים באופן מושלם כל יום; עם זאת, סדר קטן יכול להפוך אתכם ליעילים הרבה יותר.