תוֹכֶן

• צעדים

כדי להיות מזכירה טובה, אתה תמיד צריך להיות מוכן לפתור משהו, בנוסף להיות יעיל ומסודר. האדם שלוקח על עצמו את התפקיד הזה, שדורש אמון רב, הוא חלק חיוני בצוות, אך זה לא פוטר אותו מהצורך לדעת לתקשר טוב מאוד. שיפור מיומנויות יותר ויותר זו הדרך לקבל עבודה מעניינת, יציבה ומהנה.

צעדים

שיטה 1 מתוך 3: נקיטת עמדה מקצועית

1. 

   תמיד להגיע בזמן. נסו להגיע קצת מוקדם מהרגיל לארגן את המשרד ולהתכונן לפגישות היום ולפגישות אחרות. נצל את הרגע בו הסביבה ריקה ושקטה יותר לקרוא מיילים ולעקוב אחר התקדמות המשימות החשובות האחרות.
   • נסו להתבונן בזמן שלוקח להגיע לעבודה בכל יום ולהתאים את השגרה שלכם בהתאם. אפשר מרווח של 15 או 20 דקות מראש כדי למנוע את הסיכון לאיחוי בגלל נסיבות בלתי צפויות. אם אתה הולך לאנשהו בפעם הראשונה, נסה זאת קודם כדי לקבל מושג כמה זמן ייקח להגיע לשם.

2. 

   
   
   ארגן רעיונות. תנוח הרבה כדי לשמור על רוח רגועה ונינוחה. כך תוכלו לארגן את הרעיונות שלכם בצורה ברורה יותר. שתו קפה או תה מוקדם בבוקר או כשאתם מרגישים שאתם צריכים לרענן את הראש. במידת האפשר, קחו הפסקה והשאירו את שולחנכם במצב נקי ומסודר.
   • בכל 52 דקות עבודה, זה זהיר לקחת הפסקה של 17 דקות. מחקרים מראים שזמן עבודה ומנוחה זה מגרה את התפוקה עוד יותר. במהלך ההפסקה קום ועשה תרגילי מתיחה או תרגילים פשוטים. נצל את ההזדמנות לשוחח עם עמיתייך או פשוט לטייל במשרד ולשתות מים.

3. 

   
   
   תמיד היה מודע לסדר היום. אחת החובות החשובות ביותר של מי שעובד בתפקיד המזכירה היא לדעת את סדר היום של הבוס, עובדים חשובים אחרים של החברה ואת המשימות הנדרשות למילוי. עקוב תמיד אחר לוח הזמנים כדי להימנע מטעויות, כגון קביעת שתי פגישות שונות באותו זמן.
   • השאר את סדר היום, בין אם זה פיזי או וירטואלי, תמיד פתוח. כשמישהו שואל שאלה לגבי הפגישות של הבוס שלך או מנסה לקבוע פגישה, המידע שלך כבר יהיה בהישג יד.

4. 

   
   
   לכו מוכנים לפגישות. קח את כל החומרים הדרושים, כגון סדר יום, מחשב נייד והערות מכנסים קודמים. לפני תחילת הפגישה, שאל את הממונה שלך אם אתה צריך לעשות משהו, כגון מסירת מסמך למשתתפים או אחריות על המחשב למסירת מצגת.
   • ערב לפני או כמה שעות לפני כן, שלחו את היקף הפגישה, פרוטוקולים של פגישות קודמות או כל חומר אחר הרלוונטי למשתתפים.

5. 

   למד קצרנות. הדרישה לרשום מידע בדרך כלל גדולה עבור מי שעובד בתפקיד מזכיר. עברו קורס קצרנות כדי ללמוד דרכים לכתוב מהר יותר.
   • אם בדרך כלל לא רושמים הערות ביד, אתה יכול ללמוד להקליד מהר יותר. היכנס לבדיקה על ידי הגדרת טיימר של דקה לכל מכשיר המשמש ונסה להקליד במהירות בטלפון, בטאבלט ובמחשב שלך. לאחר מכן בצע ספירה כדי לראות כמה מילים תוכל להקליד בכל מכשיר. השתמש בזה שאתה מקבל את הביצועים הטובים ביותר לרוב.

שיטה 2 מתוך 3: שיפור טכניקות הארגון

1. 

   השתמש ביומנים וביומנים. השאירו את לוח השנה, לוח השנה והפנקס שלכם שימושי ועדכנו מידע במידת הצורך.
   • האם אתה מעדיף לעבוד עם עט ונייר? שים פנקס ועט שמתאימים לכיס שלך או בתוך התיק שלך כדי לשאת אותם תמיד. כשאתה רושם את רשימת הדברים שצריך לעשות ומצליח לבצע, חצה את המשימה ברשימה.
   • זה בסדר אם אתה מעדיף משאבים דיגיטליים. השתמש ביומן הטלפון הסלולרי שלך כדי לקבוע פגישות ופגישות והציב את ההתראה לקבלת התראות ותזכורות. אפליקציות כמו Wunderlist ו- Todoist עוזרות מאוד.

2. 

   סנכרן את המידע. כדי לשמור על הערות, משימות ופגישות תמיד, חשוב לסנכרן את המידע בכל המכשירים. נכון לעכשיו, לכל יישום מודרני יש תכונה זו.
   • שתף משימות ומסמכים עם עובדים אחרים והבוס שלך. Basecamp ו- Trello הם יישומים שיכולים לשמש כמה אנשים בצוות.
   • שלח מסמכים וגיליונות אלקטרוניים דרך Google Docs או יישומי שיתוף, כמו Dropbox ו- Hightail.

3. 

   צור מערכת צבעים. קל יותר להבין את ההערות והמסמכים שלך אם תוכל לארגן אותם לפי צבע. הגדר צבע לכל פרוייקט, יום, עובד או כל סוג אחר של חלוקה שיכולה להקל על עבודתך. השתמש בסימני טקסט או בכרטיסיות צבעוניות כדי למצוא מידע במהירות רבה יותר.
   • יישומים ניידים ודואר אלקטרוני שונים מציעים סוג זה של תכונות לחלוקת משימות בין צבעים.

4. 

   נקה את תיבת הדוא"ל שלך. שמור על תיבת הדואר הנכנס שלך אופטימלית, הסר את כל ההודעות המיותרות והשאיר רק את החשובות ביותר. ניתן גם לסמן הודעה כלא נקראה או להציב סמל מעקב לצידה. את האימיילים הפחות חשובים תוכלו להכניס לתיקיות ולמחוק את המיותרות.
   • נסה ליצור תיקיות מסודרות לפי שנה, רבעון או חודש. או אפילו לחלק לפי פרויקט, סוג או עובד. נסה להשיב, למחוק או לאסוף מידע חשוב מיד לאחר הקבלה, כדי למנוע קבלת הודעות לא רלוונטיות לתיבת הדואר הנכנס שלך או לשכוח לענות. הגדר כמה משימות עבור הארגון שלך: הגדרת היעד של כל הודעה עד סוף היום היא אחת מהדגירות האלה.

5. 

   היה עקבי. אחסן חומרים מאותו סוג במיקום נפרד ומחברות ותיקיות נפרדות לפרויקטים ספציפיים. שמור כרית ועט קרוב לטלפון כדי לרשום הערות מהירות ולהימנע מכתיבה על נייר רפוי וקל לאיבוד. רשמו מידע על פגישות במקום נפרד כדי שלא תסכנו לערבב נתונים עם פחות חשובים.

6. 

   חסוך נייר וזמן. הימנע מהדפסת מסמכים מיותרים. במה שאתה יכול להשתמש רק דיגיטלית, בחר בשיטה זו. שמור או סרוק רשומות חשובות כדי שלא יהיה בזבוז של חומר או זמן. אחד היתרונות של שמירת מסמכים בקבצים דיגיטליים הוא שהגישה אליהם תמיד תהיה במרחק קליק בלבד ואינך נמצא בסיכון לאבד אותם.

7. 

   עדכן את מלאי החומרים שלך. היזהר שלא לפספס חומרים בסיסיים, כגון פנקסים, עטים, מעטפות, תיקיות ומהדק. אם אינך אחראי לרכישת פריטים אלה, אנא ספק רשימה עבור ענף הרכישה. אל תתנו לאספקה ​​של אספקה ​​כדי לבקש משלוח חדש. אפשר לקבל הנחה טובה אם קונים את המוצרים בכמויות גדולות.
   • שמור על חומרים מסודרים על שולחן העבודה שלך. השתמש בתיבות קבצים, תיקיות, מגשים ומארגנים אחרים.

שיטה 3 מתוך 3: תקשורת יעילה

1. 

   שמור על דפוס תגובות. דרך פשוטה לחסוך זמן ואנרגיה היא שיהיו כמה קבצים עם תגובות סטנדרטיות ונפוצות. תלוי בשאלה, אתה כבר יכול לענות בתשובה מוכנה, בדוא"ל או בטלפון.

2. 

   לְדַיֵק. רשמו את כל המידע החשוב בטלפון הסלולרי או ביומן שלכם, בין אם מדובר בשיחת טלפון, בדוא"ל שהתקבל או בנושא שנסקר בפגישה. ארגן את ההערות הללו בתיקיות או בקבצים דיגיטליים כדי להתייחס אליהם בכל פעם שיש לך שאלה או אם אתה נשאל עליה ולא תוכל לזכור אותה מיד.

3. 

   היו יעילים וידידותיים בטלפון. צור ברכה עדינה ומסבירה בעת מענה לשיחה. שמור על רשימת ההרחבות של אנשים ומחלקות אחרים בהישג יד ונסה לשנן את החשובים ביותר כדי להעביר את השיחות במהירות.
   • למד את התכונות שמציע הטלפון, כגון העברת השיחה ישירות לתיבת הדואר של העובד או הוספת האדם לשיחת ועידה. הכרת נהלים אלה תעזור לך להיות יעילה יותר ולהימנע מקשיים טכניים.

4. 

   שולט היטב בפורטוגזית. הכתיבה שלך צריכה להיות ללא דופי, ללא שגיאות כתיב, דקדוק ופיסוק. לפני שליחת דוא"ל או הפצת תזכיר, בדוק אותו כדי לראות אם הטקסט נכון. אתה לא רוצה לשלוח מייל לבוס מלא בטעויות גרוטסקיות, נכון?
   • רוב עורכי הטקסט ויישומי הדוא"ל מציעים הגהה. יש גם כמה הרחבות שתוכל להוסיף לדפדפן שלך לתקן שגיאות הקלדה בטקסטים באתרים ובפלטפורמות מדיה חברתית. חשוב על האפשרות שיהיה אחד מההרחבות הללו, במיוחד אם באחריותך לפרסם ברשתות או באתר החברה.

5. 

   היה קצר ומנומס במיילים ובהודעות קוליות. הסבר את מטרת השיחה או הדוא"ל, להיות תמציתי ואובייקטיבי ככל האפשר. אל תשכח לספק את שמך ואת החברה בה אתה עובד. במידת האפשר, השאר כמה פרטי קשר בנוסף למה שאתה משתמש כדי לתקשר.

6. 

   אשר את זמני הפגישה. אשר את פגישות הבוס שלך ומשימות חשובות אחרות באמצעות דוא"ל או טלפון יום לפני או כמה שעות לפני כן. חשוב להיות בטוח גם איתו וגם עם האדם שיפגוש או יפגוש. צרו קשר עם כל מי שלא נענה לבקשה באמצעות שליחת מייל קצר ומנומס או שיחת טלפון אדיבה.