תוֹכֶן

• בשלבים
• חלק 1 התחל את המכתב
• חלק 2 כתוב את גוף המכתב
• חלק 3 סיים את המכתב
• חלק 4 השלמת המכתב

במאמר זה: התחל את המכתב צמצם את גוף המכתב מלא את המכתב מצא את המכתב 14 הפניות

האם אתה צריך לכתוב מכתב מסחרי? באופן כללי, מכתבים מסוג זה עוקבים אחר מבנה ידוע וקל ליישום המותאם למגוון תכנים. תמיד יש לתארך מכתב עסקי. בנוסף עליו להכיל כמה פסקאות ומידע על השולח והמקבל. כתוב משלך וערוך את השינויים הדרושים, במידת הצורך, בכדי לעמוד בתקנים שקבעה החברה שלך.

בשלבים

חלק 1 התחל את המכתב

1. 
   

   
   הכירו את הפריסה. לא משנה מה תוכן המכתב שלך, עליך להחיל כללי הצגה מסוימים. יש להקליד אותיות מסחריות. השתמש בגופן נפוץ כמו "אריאל" או "Times New Roman". במידת האפשר בחר פסקאות מרופדות, המקבילות להתחיל כל פיסקה חדשה על ידי לחיצה על המקש פעמיים. כניסה ואל תתפנקו.
   • השאירו מרווח של 2.5 ס"מ מכל ארבעת הצדדים.
   • יש לחבר מכתב עסקי דיגיטלי בגופן משותף. בהודעת דוא"ל מקצועית הימנע משימוש בסמל או צבע אלקטרוני שאינו שחור ולבן.

2. 
   

   
   בחר נייר מתאים. יש להדפיס את ה- e על גיליון בגודל A4. אם אתה גר בארצות הברית, השתמש בנייר בגודל אותיות, שהוא 216 מ"מ × 279 מ"מ, או 8.5 "× 11". כמה חוזים גדולים עשויים להדפיס על גיליונות בגודל חוקי (216 מ"מ × 356 מ"מ).
   • אם אתה מדפיס מכתב לשליחתו, שקול להשתמש בנייר הנושא את ראש החברה. זה ייתן למכתב שלך נגיעה רשמית מכיוון שהקורא יראה את הלוגו ופרטי הקשר של החברה שלך.

3. 
   

   
   
   
   הזן את המידע אודות החברה. הזן את שם וכתובת החברה, כתוב את כל פריט הכתובת בשורה נפרדת. אם אתה עובד בשמך, הוסף את שמך במקום שם החברה ומעלה.
   • אם לחברה שלך יש כותרת מוכנה לשימוש, אתה יכול להשתמש בה במקום להקליד את הנתונים בעצמך.
   • אם אתה מזין את הכתובת בעצמך, הצדיק אותה משמאל או מצד ימין בראש העמוד, בהתאם להעדפותיך או להוראות החברה.
   • אם אתה שולח את המכתב לחו"ל, כתוב את שם המדינה באותיות גדולות.

4. 
   

   
   ציין את התאריך. לקבלת קפדנות יותר, כתוב את התאריך המלא. לדוגמא: "1 באפריל 2012". במכתב שהוצג בצרפתית, המקום והתאריך צריכים להופיע בפינה השמאלית העליונה של הדף.
   • אם כתיבת המכתב שלך נמשכה מספר ימים, ציין את התאריך בו סיימת את המכתב.

5. 
   

   
   הוסף את פרטי הנמען. הזן את שמו המלא של המקבל, את הכותרת אם רלוונטי, את שם העסק וכתובתו. מידע זה חייב להופיע בסדר זה, כאשר כל פריט נמצא בשורה נפרדת. אם ישים, כלול מספר סימוכין. במכתב שהוצג לצרפתים יש לרשום את המידע אודות הנמען בצד ימין, כמה שורות מתחת לתאריך.
   • כדי לקבל תשובה ישירות, רצוי להפנות את המכתב לאדם ספציפי. עשה קצת מחקר, אם אתה מתעלם משמו של הנמען. צרו קשר עם החברה בכדי לגלות את שם ותואר האדם הנוגע בדבר.

6. 
   

   
   
   
   בחר טופס שיחה. נוסחה זו משמשת לביטוי הכבוד שלך כלפי המקבל. תבחר בנוסחה שלך תלוי אם אתה מכיר את שכן שלך או לא. תוכלו גם לשקול את מידת ההיכרות או הפורמליזם של מערכת היחסים שלכם. בחן את האפשרויות ברשימה הבאה.
   • השתמש בביטוי "למי של זכות:" רק אם אינך יודע בדיוק למי לפנות למכתבך.
   • אם מערכת היחסים שלך עם המקבל היא שטחית, עדיף להשתמש ב"אדון "או" גברתי ", כדי להימנע ממוזר.
   • אתה יכול גם לציין את כותרת הנמען, למשל: "אדון הבמאי".
   • אם אתה מכיר את הנמען היטב ואם הדוחות שלך מוכרים, אתה יכול להשתמש בנוסחה אישית יותר, כמו "סוזן היקרה שלי".
   • אם יש לך ספק לגבי מין הנמען, השתמש בנוסחה: "גבירותיי רבותיי".
   • אל תשכח לשים פסיק אחרי השיחה או נוסחת המעי הגס (:) אחרי הביטוי "למי זה נכון".

חלק 2 כתוב את גוף המכתב

1. 
   

   
   אמצו טון מתאים. על פי אמירה ידועה, זמן הוא כסף ורוב אנשי העסקים שונאים לבזבז את זמנם. לכן יש לכתוב את המכתב שלך בטון קצר ומדוייק. הקל על הקריאה על ידי מעבר ישר לנקודה והתחל עם פיסקה תמציתית.לדוגמה, אתה תמיד יכול להתחיל עם משפט כזה: "אני כותב על ...".
   • הימנע ממעברים פרחים, מלים פומפוזיות או ממשפטים ארוכים ומפותלים. במקום זאת, חפש את הבסיסי ביותר במהירות ובבהירות ככל האפשר.
   • אמצו סגנון משכנע. סביר להניח שהמטרה שלך היא לשכנע את הקורא שלך לעשות משהו, לשנות את דעתך, לתקן בעיה, לשלם חשבון או לנקוט בפעולה. אז חשפו את נקודת המבט שלכם מתוך שכנוע.

2. 
   

   
   השתמש בכינויים אישיים זה נכון לחלוטין להשתמש במכתב מסחרי כינויים אישיים ואני, לנו ו אתה. כשמדובר בעצמך, השתמש בכינוי האישי ואני. תשתמש בכינוי האישי, אתה לדבר על המקבל.
   • היזהר בעת כתיבת מכתב בשם ארגון. אם אתה מציג את נקודת המבט של החברה, עליך להשתמש בכינוי האישי לנו. כך, הקורא יידע שמדובר בנקודת המבט של החברה. אם אתה מביע את דעתך שלך, השתמש ואני .

3. 
   

   
   היה ברור ותמציתי. יידע את הקורא שלך במדויק על נושא הנאום שלך, מכיוון שהוא יענה לך במהירות רק אם המכתב שלך ברור כמו מים של סלע. במיוחד עליכם לציין באופן חד משמעי אם אתם רוצים שהמקבל ייתן לכם משהו או ינהג בכיוון מסוים. הסבירו את עמדתכם כמה שיותר קצרות.

4. 
   

   
   השתמש בקול הפעיל. כשאתה מתאר מצב או בעת בקשה, הקפד להשתמש בקול הפעיל ולא בקול הפסיבי. הסיכון שלך להיות דו משמעי או בלתי אישי, אם בא לידי ביטוי בקול הפסיבי. בנוסף, הקול הפעיל פשוט יותר ועובר ישר לעניין. להלן שתי דוגמאות.
   • דרך פסיבית: "משקפי השמש שלך לא מעוצבים ולא מיוצרים עם הכוח בחשבון. "
   • דרך פעילה: "החברה שלך מתכננת ומייצרת משקפי שמש מבלי לשים לב לחוזק שלהם. "

5. 
   

   
   היה רגוע במידת הצורך. מכתבים נכתבים על ידי אנשים לאנשים אחרים. הימנע ככל האפשר ממכתבים סטנדרטיים, מכיוון שלא תוכל לבנות מערכת יחסים עם מישהו על ידי שליחת מכתב סטריאוטיפי. עם זאת, הימנע מביטויים עממיים או סלנגיים, כגון "יש לומר" עבור "חייבים להודות" או "כסף" עבור "כסף". שמרו על סגנון מקצועי, אך ידידותי וידידותי.
   • אם אתה מכיר את הנמען היטב, אפשר לכלול נוסחה חביבה שתביע את ברכותיך.
   • השתמש בשכל הישר כדי לקבוע את ההיבטים של אישיותך שתגלה. לפעמים קצת הומור מקלה על קשרים עסקיים, אבל היזהר לפני שתספר על אנקדוטה.

6. 
   

   
   היה אדיב. אתה חייב להיות, גם אם אתה כותב תלונה או מכתב תלונה. בחן את עמדתו של הנמען והציע לו, בנימה נעימה וחיבה, לעשות את מה שאתה יכול בגבולות סבירים.
   • לדוגמה, תלונה לא מנומסת יכולה להיכתב כדלקמן: "אני חושבת שמשקפי השמש שלך כל כך עלובים שהחלטתי לא לקנות יותר. מצד שני, טענה אדיבה תיראה כך: "אני מאוכזבת ממשקפי השמש שלך והחלטתי להצטייד בעתיד בספקים אחרים. "

7. 
   

   
   השתמש בא עמוד שני בכותרת עבור הדפים הנוספים שלך. על מרבית המכתבים העסקיים להיות תמציתיים מספיק בכדי להתאים לעמוד אחד. אבל אם המכתב שלך ארוך יותר, כמו חוזה או מסקנות משפטיות, יתכן שתזדקק לדפים נוספים. השתמש בא עמוד שני כותרת, עשויה מאותו נייר כמו העמוד הראשון, אך בדרך כלל עם כתובת מקוצרת.
   • כתוב את מספר העמוד בעמוד השני ובעקבותיו בראש הדף. באפשרותך לכלול גם את שם הנמען ואת התאריך.

8. 
   

   
   קשר הכל. בפסקה האחרונה, סיכמו את הנקודות אליהן התייחסתם בגוף המכתב והצהירו בבירור את תוכנית הפעולה שלכם או מה אתם מצפים מהנמען. הצע לו ליצור איתך קשר אם יש לו שאלות או חששות להביע. תודה למקבל על תשומת הלב שהוא נתן למכתב או לשאלה הנדונה.

חלק 3 סיים את המכתב

1. 
   

   
   בחר טופס אדיבות. לסיכום, כמו בצורות הערעור, זה לגלות כבוד ופורמליזם. אתה יכול לבחור, מבלי להסתכן בהונאת עצמך, בנוסחה כמו: "אנא האמין (אדוני) להבטיח את שיקוליי הנכבד" או "אני מתחנן שתבטא (אדוני) את ביטוי רגשותיי המסורים. באופן דומה, אם מדובר בדוא"ל, שקול להשתמש בביטויים כמו "בלבביות", "בכבוד" או "בכנות", שהם פחות רשמיים, אך מקובלים.

2. 
   

   
   חתמו על המכתב. קפוץ כארבע שורות לפני חתימת חתימתך. הדפס את המכתב שלך לפני חתימתו. עדיף להשתמש בדיו כחול או שחור. אם אתה שולח את המכתב שלך בדוא"ל, סרוק את חתימתך והניח את התמונה בחלק המתאים של המכתב.
   • אם אתה חותם על המכתב בשם אדם אחר, כתוב "עמ '. p. : »לפני חתימתך. זהו קיצור הביטוי "על ידי פרוקסי" שמשמעותו "במקום" או "בשם".

3. 
   

   
   הקלד את שמך ופרטי הקשר שלך תחת חתימתך, הזן את שמך, כותרת, מספר הטלפון, כתובת הדוא"ל שלך או פרטי קשר אחרים רלוונטיים. כתוב כל פריט בשורה עצמאית.

4. 
   

   
   הוסף את ראשי התיבות של הקלדנית. אם המכתב הוקלד על ידי מישהו שאינו המחבר, אתה יכול להוסיף את ראשי התיבות של אותו אדם תחת כרית החתימה. לעיתים, חברות מסוימות מבקשות לכלול את ראשי התיבות של כותב המכתב בכדי למצוא בקלות רבה יותר את האנשים שהשתתפו בפיתוח המכתב.
   • אם אתה מוצא רק את ראשי התיבות של הקלדנית, כתוב אותם באותיות קטנות, למשל: mj.
   • אם אתה כולל את המחבר, השתמש באותיות גדולות תוך שמירה על ראשי התיבות של הקלדנית באותיות קטנות, לדוגמה: RW: mj. אפשר להפריד בין שני ראשי התיבות באמצעות קו נטוי, למשל: MW / mj.

5. 
   

   
   ציין את הקבצים המצורפים. אם צירפת חלקים למכתב שלך, כתוב את אופי החלקים הללו, כמה שורות תחת הקואורדינטות שלך, ציין את מספר וסוג החלקים. לדוגמה, כתוב: "קבצים מצורפים (2): טופס, עלון".
   • אתה יכול גם לקצר את הביטוי "קבצים מצורפים" על ידי כתיבת "P. j".

6. 
   

   
   הזן את שמות הנמענים. אם אתה שולח עותק של המכתב לאדם אחר, עליך להזכיר אותו במכתב על ידי כתיבת הקיצור "cc" מתחת לשורה "קבצים מצורפים", ואחריו שם האדם וכותרתו. פירושו של קיצור זה הוא "העתק באדיבות". זהו גם קיצור הביטוי "העתק אמיתי", כאשר האותיות הוקלדו בנייר פחמן.
   • לדוגמה, כתוב: "cc: מארי מרטין, מנהלת שיווק".
   • אם אתה מוסיף יותר משם אחד, שייך את השם השני תחת השם הפרטי אך ללא "cc:"

חלק 4 השלמת המכתב

1. 
   

   
   תקן את המכתב. הפריסה היא אלמנט מרכזי המשקף את המקצועיות שלך. עם זאת, עליך לתקן את הטעויות שלך כדי להוכיח לנמען שאתה מסוגל ואחראי. הרץ את בדיקת האיות של תוכנת העיבוד האלקטרוני שלך, אך קרא גם את המכתב בעיון לפני שתשלח אותו.
   • בדוק שהמכתב ברור ותמציתי. האם יש פסקאות המכילות יותר משלושה או ארבעה משפטים? אם זה המקרה, נסה להסיר משפטים מיותרים.
   • אם המכתב חשוב ביותר, שקלו לבקש מאחד מחבריכם או עמיתכם לקרוא אותו עבורכם. לפעמים מראה רענן יכול להבחין בטעויות או ביבולים שאולי לא שמתם לב אליהם.

2. 
   

   
   אל תגרד את המכתב שלך. אם יש לך מספר דפים, אל תידרסם אותם. אם ברצונך לשמור על דפים מסודרים, תוכל לצרף אותם עם קליפ נייר שמאלי למעלה.

3. 
   

   
   פרסם את המכתב. אם אתה שולח את המכתב בדואר, השתמש במעטפה בגודל מסחרי. במידת האפשר, קח מעטפה עם לוגו החברה. רשמו כראוי את הכתובת של השולח והנמען. קפלו את האות לשניים כך שהנמען יפתח תחילה את הדש העליון ואז את הדש התחתון. וודא שאתה מקבל מספיק מהמכתב שלך לפני שאתה שולח אותו.
   • אם אתה מרגיש שכתיבתך מבולגנת ואינה משקפת את יכולתך המקצועית, הזן את הכתובות באמצעות תוכנת עיבוד הדואר האלקטרוני שלך והדפס אותן על המעטפה עם המדפסת שלך.
   • אם המכתב חשוב או דחוף ביותר, שקול למסור אותו על ידי שירות.
   • אם ברצונך לשלוח אותו בדוא"ל, המר אותו לפורמט "HTML" או PDF כדי להמשיך בפורמט. עם זאת, עדיף לשלוח את המכתב המודפס על נייר.