תוֹכֶן

• בשלבים
• חלק 1 התארגנו בזמן ובמרחב
• חלק 2 ניהול דוא"ל
• חלק 3 ניהול זמן
• חלק 4 שמירה על בריאות גופנית ונפשית

במאמר זה: ארגון זמן וחלל ניהול דוא"ל ניהול זמן ניהול שמירה על בריאות גופנית ונפשית 15 הפניות

להיות מאורגן הוא איכות שמבקשים מגייסים, מכיוון שזה אחד הנכסים הטובים ביותר למתן עבודה איכותית. עובדים רבים בכל זאת מתמודדים עם קשיים ארגוניים בדרגות שונות.אם אתה חלק ממנו, דעי שיש פתרונות פשוטים ויעילים. נותן לך כמה טיפים להקל על חייך המקצועיים באמצעות ארגון טוב יותר.

בשלבים

חלק 1 התארגנו בזמן ובמרחב

1. 
   

   
   רשמו את הפעילויות שלכם בעיתון. קח שבוע כדי לדרג כל אחת מהפעילויות שלך תוך כדי. השבוע האופייני הזה יאפשר לך לקבל סקירה כללית על המשימות היומיומיות שלך. תוכלו לסווג אותם לפי הזמן הדרוש להם והיעדים שיאפשרו לכם להגיע.

2. 
   

   
   קבע את שיא הפריון שלך. יש אנשים שהם פעילים יותר במהלך הבוקר ואילו אחרים יעילים יותר לאחר ארוחת הצהריים. לא משנה מה הזמן הטוב ביותר עבורך, נצל אותו לביצוע המשימות החשובות והמורכבות ביותר.

3. 
   

   
   קבעו עדיפות למשימות שלכם. קח את הרגל לנהל יומן בצורה נייר או דיגיטלית. לפני היציאה בערב או הגעה בבוקר, סמנו את הפעילויות החשובות ביותר: דווח שיש לערוך תוך זמן קצר, הכנת פגישה… זה יאפשר לכם לתת את הזמן והאנרגיה הדרושים לכל משימה מבלי לפזר אתכם. עם זאת, הישאר גמיש מספיק כדי לשלב דרישות חדשות במקרה של שינוי נסיבות. אם אינך בטוח בחשיבות היחסית של משימה, בקש את משתף הפעולה או המנחה שלך לקבלת פרטים.

4. 
   

   
   
   
   שיגר במהירות משימות קטנות. עדיפות לא אומרת לדחות! במילים אחרות, אם יש לכם משימות לא חשובות אך ברות השגה, אל תדחו אותן בן לילה. דאג לפעילויות קטנות אלה במהירות האפשרית, כך שתוכל להתמקד בנקודות החשובות ביותר.

5. 
   

   
   ארגן את סביבת העבודה שלך. בין אם יש לכם משרד קטן או חדר אמיתי, המרחב שלכם חייב להיות תורם לעבודה יעילה! סביבת עבודה מבולגנת יכולה לגרום ללחץ ולהגביל את התפוקה שלך. זה לא על להפוך למניאק בשירותים! אתה פשוט צריך להרגל לסדר את שולחן העבודה שלך.
   • אחסן את סביבת העבודה שלך. היפטר מכל הקבצים והאשפה המבלים את משרדך. לעומת זאת, דרג בזהירות את החלקים החשובים. אחסן ונקה את סביבת העבודה שלך ברגע שיש לך אפשרות: במהלך תקופת פעילות, במהלך הפסקה, בין שתי משימות ...
   • נקי תוך כדי. באופן זה, אתה נמנע מצבירת ניירות או שאריות מזון על שולחנך.
   • שמור את הדברים בהישג ידך: טלפון, עט, כרית נייר ... ארגן את סביבת העבודה שלך כך שיהיה פונקציונאלי ככל האפשר.

6. 
   

   
   
   
   תכנן את היום שלך. כדי להתארגן בצורה יעילה, עליכם לקבוע פגישות, אך גם את כל המשימות המקצועיות האחרות כמו קריאת הדואר האלקטרוני, כתיבת דוחות… לדוגמא, תוכלו להקדיש יום אחד או יומיים לפגישות בשבוע. אתה ושאר השבוע למשימות האחרות שלך. אל תנסו למלא תקופות ריקות בכל מחיר. נצלו את ההזדמנות להירגע או לחשוב על בעיות פחות מיידיות. תקופות פעילות נמוכות אלה יכולות גם לחזות את הצפוי.
   • השתמש בלוח שנה או בלוח שנה. אתה יכול לבחור סדר יום נייר, לוח שנה אלקטרוני או יישומים כמו iCalendar או גוגל עכשיו.
   • סווג את הפעילויות שלך. לדוגמה, אתה יכול לסווג אותם לפי סוג (פרויקט, אירוע, מפגש, הפסקה ...) או לפי סדר חשיבות. בחר מערכת המאפשרת לך לראות את הפעילויות העיקריות שלך במבט חטוף.
   • מיטוב השימוש בכלים דיגיטליים. לדוגמה, Outlook יכול לשמש כספר כתובות, לוח שנה או רשימת פעילויות שיש לבצע. על ידי שימוש באותו כלי לתכנון החיים המקצועיים שלך, אתה משיג יעילות.
   • במידת האפשר, האציל חלק מהעבודה שלך. זה יכול להיות קשה להעמיס עוזר במשימות שהוקצו לך או לבקש עזרה של עמית. עם זאת, זה מאפשר לך להתמקד מחדש בפעילויות שאתה יכול לעשות ולייעל את ניהול הזמן שלך.

חלק 2 ניהול דוא"ל

1. 
   

   
   במידת האפשר, קבעו את קריאת המייל שלכם. חלק מהפוסטים עשויים לדרוש חיבור קבוע לשלך. אם זה לא המקרה שלך, אל תקרא את הדוא"ל שלך עד לשעות שנקבעו במהלך היום.

2. 
   

   
   מיין את הדואר שלך. סמן את השיחות החשובות וסווג את הדוא"ל שלך לפי מטרתן, שולחן ... השתמש בתכונות המוצעות על ידי Outlook (תיקיות ותיקיות משנה) או Gmail (תוויות).
   • מחק את ה- s כאשר הם מעובדים. ארכיב שיחות ודוא"ל חשובים שאתה עשוי להזדקק להם. קיומה של קופסה ריקה, שכולה נקראה וטופלה, יכולה להיות הקלה בסופו של יום. אם אתה עושה את זה כלל אצבע, וודא שאתה לא ממהר לעבד את הדוא"ל שלך.

3. 
   

   
   מטב את אמצעי התקשורת. בין בין קולגות ובין אם עם בני זוג, אל תגביל את עצמך לשיחה באמצעות דואר אלקטרוני. השיחה המיידית או פשוט הטלפון הם פתרונות מועדפים למהירותם ולמגע האנושי שלהם. הם יכולים לחסוך לך זמן יקר ולחסוך לך את הלחץ של לחכות לתגובה שלך. בנוסף, קל יותר להחליף מידע בשרשור השיחה בעל פה מאשר בכתב.

4. 
   

   
   הגבל הפרעות בעבודה בטרם עת. חיוני לקחת הפסקות במהלך היום. מצד שני, להפריע לך באמצע משימה לענות לטלפון או לעמית שעובר ליד שולחן העבודה שלך שובר את לוח העבודה שלך ומבזבז זמן. בלי לבודד את עצמך לחלוטין, אל תהסס לסגור את הדלת שלך או להשאיר את הטלפון שלך במשיבון. לאחר השלמת המשימה, השב לבקשות השונות. עם זאת, אל תקבע כלל מוחלט בסיכון להיראות חברתי או בלתי נגיש!

5. 
   

   
   השתמש ב- מחשוב ענן. טכנולוגיה זו מאפשרת לאחסן כמויות גדולות של מידע דרך שרת מרוחק. לפיכך זה לא יקר ומשפר את נגישות הנתונים. כך, תוכלו לעבוד מכל מכשיר בתנאי שיש לו גישה לאינטרנט. מחשוב ענן יכול לשפר את איכות העבודה שלך ואת ניהול הזמן שלך מכיוון שהיא מאפשרת לך לעבוד מהר יותר ויעיל יותר. שירות זה זמין בדרך כלל כמנוי המשולם על ידי החברה. אל תהססו להציע את השימוש בטכנולוגיה זו לשירותכם.

6. 
   

   
   השתמש בתכונות המוצעות על ידי מנועי החיפוש. יתכן שכבר יש לך הרגל להקליט ולדרג את האתרים במועדפים שלך על בסיס אישי. אל תהססו לעשות זאת גם במשרד, במיוחד אם יש לכם מחשב משלכם. לדוגמה, אתרי שותפים ארגוניים או מידע כללי הם מקורות אליהם אתה זקוק לגישה מהירה.

חלק 3 ניהול זמן

1. 
   

   
   אל תנסה לבצע יותר ממשימה אחת בכל פעם. בעולם שנשלט על ידי טכנולוגיות מידע ותקשורת, מצפים מהעובדים להיות תמיד זמינים ולהיענות לכל הבקשות בו זמנית. כל המומחים מעוניינים לומר כי תופעה זו של ריבוי משימות מוביל, בניגוד למראה, אובדן זמן ואיכות עבודה. כאשר המוח שלנו רווי במידע, אין לו זמן לנתח את הכל. כך, ביצוע מספר משימות בו זמנית מגביר את הלחץ ומוריד את יכולת הניתוח והריכוז. הגיוני יותר לפתור בעיה אחת בכל פעם.

2. 
   

   
   צור לוח זמנים משלך. מעבר לקביעת סדר יום ספציפי (מפגש, אירוע, מפגש ...), טוב שיהיה לוח זמנים כללי ליומך. זה יאפשר לכם לחזות פסגות פעילות ותקופות מנוחה.
   • פעילויות מסוימות, כגון חשיבה על פרויקט או לימוד תיק הלקוח, דורשות ריכוז וניתוח. כדי לשפר את היעילות שלך, תכנן זמן ספציפי לבילוי בפעילות מסוג זה. אם אתה מעביר קבצים או פרויקטים, יכולתך האינטלקטואלית עשויה להצטמצם, מה שיעשה אותך פחות יעיל. באופן דומה, יש להגביל בזמן משימות מייגעות יותר כמו קריאת דואר או דוח. אחרת, אתה עלול להרגיש משועמם ולעכב או לעכב את הפעילות.
   • אפשר זמן נוסף לכמה פעילויות. אכן, פגישות או פגישות עשויים להימשך זמן רב מהצפוי. בהתבסס על החוויה שלך, כלול בלוח הזמנים שלך טווח זמן גדול יותר משך האירוע המוצהר.

3. 
   

   
   אתה יכול להשתמש אזעקה. זה יכול להזכיר לך אירוע, לאותת על סיום הזמן המוקצב לסיום המשימה או פשוט לתת לך קצב של עבודה. עם זאת, הימנע מלהביא לצלצול באופן בלתי צפוי, מכיוון שהדבר עלול להלחיץ ​​אותך מבלי לייעל אותך.

4. 
   

   
   אל תבצע את המשימות שלך ללא סיבה חוקית. לנוי, עייפות, הרצון לעזוב את המשרד מוקדם יותר ... כולם סיבות רעות לדחות פעילות. דחיינות היא בזבוז אמיתי של זמן ויעילות. עם זאת, עליכם להישאר גמישים. אם מתרחש אירוע לא צפוי (פגישה של הרגע האחרון, עדכון של קובץ דחוף ...), שימו לב מה עליכם לעשות וחזרו לפעילות שלכם אחר כך. אתה יכול גם להגדיר פיתרון חלופי. לדוגמה, אם אינך יכול ללכת לפגישה, נסה להגדיר שיחת ועידה.

חלק 4 שמירה על בריאות גופנית ונפשית

1. 
   

   
   קחו הפסקות. כאמור במאמר, חובה לתכנן תקופות של מנוחה פיזית ואינטלקטואלית. אכן, הפסקה אחר הצהריים כדי לעשות את מה שלא הספקנו לעשות בבוקר זה חסר תועלת. ההפסקה מאפשרת לך לקחת צעד אחורה, להעריך את העבודה שנעשתה ולהחליף עם עמיתים. בנוסף, זה עוזר לארגון טוב יותר ולשיפור התפוקה. אם אתה מוצף בעבודה, הזן את תקופת ההפסקה בלוח השנה שלך כדי שלא תשכח זאת. במידת הצורך, תכנן אזעקה.

2. 
   

   
   קבל מספיק שינה. היתרונות של שינה תמיד הוכרו. עם זאת עובדים רבים אינם ישנים מספיק. קבעו שגרה כדי לישון לילה טוב של שבע או שמונה שעות.

3. 
   

   
   אל תשווה את עצמך לעמיתים שלך. לכל אחד תפקיד מסוים שהוא תופס אחרת. שיטת ארגון יעילה לעמית לא בהכרח תהיה בשבילך. אתה יכול לדון בשיטות עבודה מומלצות, אך עליך למצוא מערכת משלך.

4. 
   

   
   התארגנות היא תהליך שדורש זמן רב. לוח הזמנים שלך יוקם במקום שאתה עובד בחברה. אל תנסה לעקוב אחר סדר היום שלך בכל מחיר ולהיות גמיש. התחל עם ארגון כללי (משרד מסודר, חלוקת זמן בין עבודה להפסקה ...) ואז צמצם אותו בהדרגה.