תוֹכֶן

• צעדים
• שאלות ותשובות קהילתיות

סעיפים אחרים

מנהלים וראשי צוותים יעילים עוקבים באופן פעיל אחר עובדיהם במגוון דרכים כדי להבטיח שמבצעים נמוכים יהיו ממושמעים במהירות ותמורה למצטיינים. ניטור עובדים יכול גם לעזור לך לזהות אזורים שבהם עובדים מבזבזים זמן או משאבים של החברה בעניינים פרטיים. בעזרת התוכנה הנכונה תוכלו לחסום אתרים שאינם הולמים או שאינם רלוונטיים לפעילות העסקית. פיקוח בהצלחה על עובדים, מבלי לגרום לחיכוכים מיותרים במשרד, צריך להיות מטרתו של כל מנהל אפקטיבי.

צעדים

שיטה 1 מתוך 4: הגדרת ציפיות

1. 

   צור הסבר כתוב על המדיניות שלך. המדיניות שלך תהיה אפקטיבית רק אם הם מוסברים במובנים ברורים במדריך או במדריך לעובדים. מדריך זה אמור להיות נגיש לכל העובדים ולהגדיר מהי המדיניות שלך ומה ייעשה במקרה שלא יבוצעו. בכל מדיניות ניטור שיש לך, כמו ניטור באינטרנט או בטלפון, כדאי לך להסביר גם את תהליך החשיבה שהוביל למדיניות שלך. הסבר מדוע אתה עושה זאת עשוי לסייע בהפחתת חוסר האמון של העובדים הנגרם עקב מעקב אחר פעילותם.
   • קבעו מדיניות ברורה לגבי תזמון זמן, שעות חיוב (אם רלוונטי), שיחות טלפון אישיות ושימוש אישי באינטרנט בעבודה. עודד את העובדים לעשות הפסקות מחוץ לשעון במידת הצורך.

2. 

   
   
   ודא שהעובדים מודעים למדיניות זו. אם כל סוג של ניטור מתרחש מעבר לצ'ק-אין רגיל על ההתקדמות, כגון אם אתה משתמש במעקב טלפוני או באינטרנט, עליך להודיע ​​ישירות לעובדים שלך. ערכו פגישה או שלחו דוא"ל המוני כדי להסביר שינויים במדיניות הניטור והסבירו בדיוק מתי וכיצד המידע יירשם, יישמר וימחק.
   • במדינות מסוימות, כמו קונטיקט ודלאוור, אתה נדרש כדין ליידע את עובדיך בכל ניטור אינטרנטי.
   • גם אם אינך נדרש ליידע את עובדיך לגבי ניטור, יתכן שיש תגובה חריפה אם לא תגיד להם והם יגלו זאת בעצמם.

3. 

   
   
   פעל בהתאם להנחיות המשמעת. כאשר עובד אינו מציית למדיניותך, ודא כי נקבעת פעולת המשמעת המוצהרת בגין הפרה זו. הקפד להחיל מדיניות באופן שווה על כל העובדים. היו ברורים לגבי כוונותיכם. תעד את פעולת המשמעת והבקש מהעובד לחתום על תוכניות משמעת. אם לא תציית למנחים אלה כראוי, העובדים יאמינו כי המדיניות שלך שנקבעה בקפידה לא באמת תאוכף.

4. 

   
   
   שמור על המדיניות שלך בתבונה. אל תעשו צ'ק-אין בתדירות גבוהה מדי או קבעו מדיניות אינטרנט מוגבלת מדי. בוס חטטני יכול להפחית את המורל ולגרום לעובדים להרגיש עצבניים. התמקדו בתוצאות ולא בתהליך. אם עובד מייצר עבודה טובה ועובד טוב בצוות, אל תחרץ יותר מדי על הפרטים.
   • תנו לצוות המפלס העליון שלכם יותר חופש. אמנם יכול להיות שנכון לתת לעוזר זמני או לעוזר מינהלי שיש לו השקעה מועטה ביותר בעסק שלך מחשב הפונה לשטח פתוח שתוכל לפקח עליו, אך הצוות בדרג העליון יצפה לאמון.
   • חופש לעשות עבודה בדרכם, ככל הנראה יהפוך את הצוותים בדרגה העליונה לפורה יותר, ולא פחות.

שיטה 2 מתוך 4: הערכת פריון

1. 

   היכנסו לעובדים שלכם. מדי פעם יש לבצע צ'ק-אין עם הצוות במשרד שלהם בשעה שלא נקבעה. אם איש צוות לעתים קרובות "מתרחק" מחלון כשאתה נכנס, או מנתק את הטלפון, ייתכן שיהיה עליך להביע דאגה מסוימת. צפייה בעובדים באופן אישי יכולה גם לעזור לכם להעביר ביקורת בונה על עבודתם.

2. 

   בקש הסבר על מה עובד עובד. אחת הדרכים הפשוטות לאחראי על העובדים היא לנהל איתם שיחות קבועות על אופן העבודה שלהם. שאל אותם מה הם עשו מאז השיחה האחרונה שלך, שאל שאלות נוספות והעריך את התגובות שלהם עם התפתחות השיחה. בקש פרטים וראיות מוחשיות לתוצאות.

3. 

   לגרום לעובדים לתעד את עבודתם. בקש מהעובד שלך לרשום את התקדמות העבודה ביומני הפעילות, רשימות הביקורת או דוחות ההתקדמות. עם זאת, הדיווחים לא צריכים להיות מכבידים מדי או "עמוסים", אלא צריכים לעודד את חברי הצוות וההנהלה כאחד לשמור על קשר ובאותו עמוד. אל תפחד לבקש הוכחת עבודה המתוארת בדוח כשאתה מדבר עם העובד.

4. 

   הערכת עבודות מתבצעות. אם אתה מודאג לגבי פרודוקטיביות, בקש הוכחה קונקרטית לביצועים הניתנים למדידה ולתנאי זמן. אם עובד הוא מנהיג פרויקט, קבע אבני דרך אך גם בקש תוכניות ולוחות זמנים לפרויקט. צרו קשר עם צוות אחר כדי לוודא שכל חברי צוות הפרויקט מתקשרים. עקוב באופן אישי אחר התקדמות הפרויקטים לטווח הארוך יותר והעריך את הדיוק והשלמות שלהם.
   • לדוגמה, תוכל לפקח על רשומות נתונים עבור עובד המוקצה לניהול מסד נתונים. אתה יכול להעריך את העדכניות של הרשומות, את הדיוק שלהם ואת העמידה בהנחיות החברה.

5. 

   שאל אחרים על יחסי גומלין עם עובדים. בקש מספקים, לקוחות ועובדים אחרים לגבי האינטראקציה שלהם עם עובד נתון כדי לקבל תמונה כיצד אותו עובד התנהג. עם זאת, אתה זקוק לדרך להגביר את האובייקטיביות של תצפית זו כך שהעובדים לא מיוצגים בצורה לא הוגנת. כשאתה מבקש מידע זה, בקש פרטים על האינטראקציה במקום רשמים. בקש תיאורים של האינטראקציות במקום הערכות. ותמיד שמור על ראש פתוח; אתה אף פעם לא יודע מתי עובד מוצג באופן מוטעה.

שיטה 3 מתוך 4: מעקב אחר פעילות מקוונת

1. 

   בחר בתוכנת ניטור. ניתן להגדיר תוכנת ניטור במספר דרכים. הדבר הראשון שיש לקחת בחשבון הוא הגדרת מערכת שלמה עם שרת. זה יכלול הגנה מפני וירוסים ותוכנות זדוניות, וגם ניטור עובדים. אם אין לך אנשי IT לתחזוקת הציוד, תוכל להשתמש בשירות מבוסס ענן כמו Trend Micro Business Security או Symantec Cloud כדי לקבל שירותים אלה. שירותים אלה אינם יקרים להפליא; מצפה לשלם כ -150 דולר לשנה.
   • אם אתה רק מנסה לעקוב אחר השימוש ברשת העובדים ולחסום אתרים מסוימים, חבילת תוכנה פשוטה יותר תעשה. שירות זה יהיה זול יותר ויאפשר לך לפקח ולסנן דפי אינטרנט, להציג הקשות, ולצלם צילומי מסך. לדוגמא, Interguard Sonar מספק שירותים אלה.
   • במקרים מסוימים, אולי אפילו תוכל להשיג מערכות מעקב ראשוניות בחינם. לדוגמא, ActivTrak עוקב אחר תעבורת האינטרנט של המערכת ומפיק עבורך דוח חודשי.

2. 

   חסום אתרים מזיקים או בלתי הולמים. למעסיקים הזכות לעקוב באילו דפי אינטרנט העובדים שלהם מבקרים ולחסום אתרים שלדעתם הם לא חשובים לפעילות העסקית, בלתי הולמים או שעלולים להזיק. בעיקר, מעסיקים חוסמים אתרים מסוימים כדי לוודא שהעובדים פרודוקטיביים, כמו חסימת אתרי פייסבוק או סחר במניות שמסיחים את דעתם, או כדי להבטיח שהעובדים לא מתנכלים לעבודה או מבצעים ריגול תאגידי.
   • מעסיקים עשויים גם לחסום אתרים הנחשבים לפורנוגרפיים או לשנואים.
   • חלק מחבילות הניטור מאפשרות הגבלת זמן מוגדרת בסוגים מסוימים של אתרים, למשל מאפשרות זמן מוגדר מדי יום באתרי מדיה חברתית.
   • כאשר אתה מבחין כי העובדים שלך מבקרים באתר שאינו קשור לעבודה לעתים קרובות, חסום אתר זה ואז שלח דוא"ל שהזכיר להם שהם נמצאים בזמן החברה.

3. 

   עקוב אחר דוא"ל. מעקב אחר מיילים קשה יותר להצדיק את המעסיקים. לפני קריאת כל הודעות דוא"ל של העובד, יש להודיע ​​לעובדים על המדיניות המאפשרת קריאה של הודעות הדוא"ל שלהם. בנוסף, המעסיק צריך בדרך כלל סיבה לחשד שהוביל אותו לקרוא את המיילים, כמו אירוע מתועד עם אותו עובד. קשה גם למעסיקים להצדיק קריאת מיילים אם הם טענו במקור כי מיילים יהיו חסויים.

4. 

   וודא שאתה מציית לחוק. אמצעי ניטור מסוימים עשויים להפריע לזכות העובדים שלך לפרטיות. התייעץ עם עורך דין לעבודה לפני התקנת תוכנת ניטור. וודאו שיש תיעוד כתוב על התוכנה שעליה חתמו העובדים, וכולם מבינים למה התוכנה מיועדת.

שיטה 4 מתוך 4: ייסוד סוגי ניטור אחרים

1. 

   הקלט שיחות טלפון. החוק הפדרלי מאפשר למעסיקים לפקח על שיחות טלפון של עובדים. עם זאת, זה נכון רק לגבי שיחות הקשורות לעסקים, כמו שיחות עם לקוחות או ספקים. בדרך כלל אסור למעסיק לפקח על שיחות אישיות, ועליו להפסיק להקליט ולפקח על השיחה כאשר הם מבינים שהיא אישית. היוצא מן הכלל היחיד לכך הוא אם שיחות טלפון אישיות אסורות במפורש על פי מדיניות מקום העבודה.
   • ההקלטה והניטור של הודעות קוליות צריכים להיעשות רק בהצדקה, כמו חשד מתועד להתנהגות פסולה.
   • ניתן להקליט שיחות טלפון באמצעות ברזי טלפון או מערכת הקלטה אלקטרונית. במקרים מסוימים, זה יכול להיות קשור עם תוכנת הניטור האחרת שלך.

2. 

   הגדר מעקב וידאו. עסקים משתמשים בדרך כלל במעקב וידאו כדי להרתיע לקוחות מגניבת מוצרים. עם זאת, יש עסקים שמשתמשים גם במעקב וידאו כדי לוודא שהעובדים מפיקים ולא מפרים את מדיניות העסק. מעקב אחר עובדים בדרך זו יכול לספק לך ראיות משוחדות להתנהגות שגויה של עובדים ויכול גם להניע אותם לעבוד ביתר שאת. עם זאת, התחושה המתמדת של הצפייה עלולה לגרום לאי נוחות לעובדים ולהוביל לירידה במורל. מסיבות אלה, שקול היטב את היתרונות והחסרונות לפני שתשתמש במעקב וידאו.
   • במדינות רבות, פיקוח הווידאו מוסדר בקפידה גם בחוק המדינה. בדוק עם חוקי המדינה שלך לפני יישום סוג זה של פיקוח.
   • הקלטת וידיאו לעובדים שעושים פעילויות מסוימות, כמו שימוש בשירותים או החלפה, היא תמיד לא חוקית ועלולה לגרום לעונשים פליליים.

3. 

   עקוב אחר מיקומי העובדים שלך. אפליקציות מסוימות, כמו Xora ו- TSheets, מאפשרות למעסיקים לעקוב אחר תנועת העובדים דרך הסמארטפונים שלהם. זה משמש בדרך כלל לשעון פנימה או החוצה והוא חוקי אם העובד נותן הסכמה. עם זאת, עובדים מסוימים נחקרים 24/7 באמצעות התוכנה, מה שעלול לתת להם עילה חוקית לתבוע את מעסיקיהם בגין הפרת פרטיות. אם אתה מיישם מדיניות מסוג זה, התייעץ עם עורך דין כדי לוודא שאתה עושה זאת באופן חוקי.
   • עסקים מבוססי משלוח או נהיגה עשויים גם להשתמש במעקב ברכבים בכדי להבטיח שהנהגים יישארו בדרך. זה נוהג מקובל ובדרך כלל מקובל.

שאלות ותשובות קהילתיות

אני מנהל צוות המורכב מ -4 חברים. על איזה כלי מעקב בזמן היית ממליץ?

ברצוני להמליץ ​​על גשש WebWork. אני משתמש בו לצרכי ניטור הצוות שלי כבר 7 חודשים. זה די קל לשימוש ויש לו הרבה תכונות שימושיות כמו רמות פעילות, צילומי מסך, דוחות, חשבוניות וכן הלאה. יתר על כן, זה זול יותר בהשוואה לאפליקציות אחרות.

כיצד אוכל לעשות דיווחים יומיים?

אתה יכול לנסות תוכנת ניטור וניהול All-in-One. זה יאסוף את כל עובדי סיכום העבודה היומי וייצא דוח יומי, שבועי או חודשי שתוכל לבדוק או להוריד.

החברה הציבה מדיניות לפיה כל צוות אמור להשאיר את השעון כשהם הולכים לשדה או מחוץ למשרד, ולהתבונן כשהם חוזרים. כיצד אוכל לטפל בנושא זה אם הצוות מסרב לעשות זאת?

קשה לאלץ את העובדים שלך לעשות זאת, אז מדוע אינך משתמש בדרך אחרת להשגת מטרתך? אתה יכול לנסות תוכנת ניטור. זה יכול להקליט באופן אוטומטי את זמן הכניסה וההתחברות של המחשב, כך שזה יהיה זמן הכניסה והשעון שאתה רוצה להקליט. אחרת, אתה עלול לאיים על העובדים שלך שהם לא יקבלו שכר מדויק אם הם לא ישתמשו במדויק במערכת, אך יהיה עליך להיות מוכנה בכדי לאכוף זאת. וודאו שפורסמו כחוק ותנו לעובדים שלכם מספיק זמן להסתגל.